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"Es sollte sehr leichtgewichtig sein."

Wenn Arbeitswelten sich verändern, braucht es smarte Lösungen. Die PPI AG meistert den Übergang zum hybriden Arbeiten mit desk.ly – und schafft eine neue Balance aus Flexibilität, Effizienz und Raumersparnis. Und das auf sehr intuitive Art.

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400+ Mitarbeitende
MEDIEN & EVENTS  
LOCATION ORANGE
HAMBURG  

Das Flex Office optimieren – aber wie? 

OMR hat mehr als 400 Mitarbeitende, in diversen Sparten – eine davon ist OMR Podstars. Das Team hat sich in wenigen Jahren fast verdoppelt. OMR ist so dynamisch gewachsen, dass der Platz in den Hamburger Büros knapp wurde. Den Standort an der Schanze aufzugeben war aber keine Option, weil die Nähe zur Messe und auch das Umfeld einfach optimal zum Unternehmen passen. 

Zugleich genießen alle im Team OMR den Benefit, auch mal aus dem Home Office arbeiten zu können. In Umfragen stellte OMR fest: Es braucht gar nicht jede:r einen festen Platz. Deshalb werden die vorhandenen Büroplätze flexibel geteilt, Flex Desks eben.

"Wir haben mehr Mitarbeitende als Bürofläche. Dementsprechend mussten wir uns was überlegen, wie wir das hinbekommen. desk.ly hat die positive Auswirkung auf OMR, dass wir es schaffen, die hybride Arbeitsweise einfach zu integrieren."

Sophie Labuda OMR
Sophie LabudaSenior People Managerin OMR
OMR Büro

Shared Desks smart organisiert

Damit das Flex Desking nicht zu Chaos führt, musste ein Tool zur Verwaltung der Arbeitsplätze her. Seit April 2021 nutzt das OMR Team desk.ly. Über die Desk Sharing Software sehen die Mitarbeitenden, welche Plätze frei sind, wer noch im Büro ist und können ihren Platz vorab reservieren. Die einfache Bedienung und Übersichtlichkeit überzeugten sofort. 

"Ich nutze im Umfeld der Arbeit 10-15 Software-Lösungen und die müssen intuitiv sein."

Moritz Schubert OMR
Moritz SchubertDirector Sales & Partnerships OMR

Das Desk Booking Tool muss einige Kriterien erfüllen, denn ...

  • Die Büroräume verteilen sich auf zwei Gebäude und fünf Stockwerke, mit ganz unterschiedlichen Grundrissen.
  • OMR wächst rasant weiter und braucht ein Desk Booking Tool, das sich skalieren und anpassen lässt. 
  • Um das OMR Festival herum wächst das Team saisonal stark an. Die buchbaren Plätze müssen flexibel geblockt bzw. freigegeben werden.
  • Um das Gruppengefühl unternehmensweit zu fördern, sollten HR und IT gleichermaßen Adminrechte haben, nicht jede Abteilung einzeln.
  • Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsplätzen, nach denen Mitarbeitende filtern können. Dazu gehören ein eigenes Dog Office aus Rücksicht auf Allergiker:innen und auf vielfachen Wunsch Ruhe-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten.
OMR Gebäude

"Gerade aus People-Sicht ist die Verknüpfung mit Google Workspace, mit dem wir arbeiten, für uns besonders nützlich."

Sophie Labuda OMR
Sophie LabudaSenior People Managerin OMR
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Warum desk.ly?

Besonders die intuitive Buchung sowie die vielen Personalisierungs-Optionen für Buchungen und Nutzerrechte haben von desk.ly überzeugt. So integriert sich desk.ly nahtlos in den OMR Tech Stack.

Bei den Mitarbeitenden ist auch die Suchfunktion beliebt, mit der sie sehen, wo ihre Lieblingskolleg:innen sitzen. Das Unternehmen hingegen profitiert davon, einen besseren Überblick über die Auslastung und Home Office Quote zu haben.

800 Mitarbeitende
IT & CONSULTING  
LOCATION ORANGE
HAMBURG  
Die Herausforderung

Raum für Begegnung schaffen

Die PPI AG entwickelt seit über 40 Jahren Softwarelösungen und Beratungsleistungen für Banken und Versicherungen. Heute arbeiten rund 800 Mitarbeitende an sieben Standorten in Deutschland. Auch bei der PPI hat sich das Arbeitsmodell in den letzten Jahren stark verändert. Immer mehr Mitarbeitende arbeiten hybrid, zwischen Homeoffice und Büro. Doch trotz digitaler Tools wie Videokonferenzen zeigte sich schnell: Für intensive Phasen und spontane Abstimmungen bleibt die Präsenz vor Ort unverzichtbar. "Crunch time" ohne Latenz in der Kommunikation hinzubekommen, ist rein virtuell eine große Herausforderung.

“Was ich an desk.ly sehr gut finde, ist, dass über all diese Jahre, die wir das jetzt nutzen, immer neue Funktionen dazu gekommen sind."

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Detlef RomanowskiBereichsleiter IT
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Hybrides Arbeiten einfach umgesetzt

Alltagstauglich, intuitiv, bewährt

Um Anwesenheiten einfacher zu koordinieren, hat ppi desk.ly eingeführt. Die Software ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz flexibel zu buchen – intuitiv und ohne Umwege. Auch bei mehreren Etagen und einer großen Zahl an Nutzenden bleibt die Anwendung übersichtlich und leicht verständlich. 

Die visuelle Darstellung von Belegungen und Anwesenheiten schafft Transparenz. Teams sehen auf einen Blick, wer vor Ort ist und welche Plätze zur Verfügung stehen. Auch die wöchentliche Auslastung lässt sich nachvollziehen, was die Planung zusätzlich erleichtert.

"Da wir drei Stockwerke haben, ist es natürlich nicht so einfach, die Kollegen zu finden. Dann schau ich in den Plan. Man sieht direkt welcher Platz frei ist, welcher belegt ist und durch wen."

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Sabine NeugebauerZentraler Support
Einfach besser arbeiten

Warum desk.ly?

Für die PPI AG war es wichtig, eine Lösung zu finden, die sehr leichtgewichtig und intuitiv ist. desk.ly überzeugte durch die einfache Handhabung und die Möglichkeit, Arbeitsplätze auch in großen und mehrgeschossigen Bürostrukturen problemlos zu verwalten.

Die Software reduziert den Aufwand für die Abstimmung von Anwesenheiten und unterstützt eine sinnvolle Raumnutzung. Für die PPI AG bedeutet das: weniger Koordination, mehr Klarheit, besseres Arbeiten.

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Platz 4 1. OG Teamraum desk.ly (6)

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PPI AG

Die PPI AG ist ein auf den Finanzsektor spezialisiertes Beratungs- und Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Hamburg. Seit über 30 Jahren unterstützt PPI Banken und Versicherungen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – von der Strategie über die Umsetzung bis hin zur technischen Integration. Mit über 800 Mitarbeitenden an Standorten in Deutschland, der Schweiz und Frankreich kombiniert das Unternehmen tiefes Branchen-Know-how mit technologischer Expertise. Als unabhängiges, eigentümergeführtes Unternehmen steht PPI für Kontinuität, Innovationskraft und nachhaltige Kundenbeziehungen. Die Geschäftsfelder reichen von Zahlungsverkehr und Compliance bis hin zu Data Analytics und agiler Softwareentwicklung.

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OMR

Podstars by OMR, Deutschlands führendes Podcast-Netzwerk, bietet seit 2015 Dienstleistungen in allen Bereichen rund um Podcasts wie Konzeption, Produktion und Vermarktung an. Mit drei Studios vermarktet Podstars über 100 Podcasts und produziert selbst 70 weitere Shows. Als Teil der Online-Marketing-Rockstars (OMR) gehört Podstars zur Ramp 106 GmbH, einem Medien- und Veranstaltungsunternehmen mit rund 400 Mitarbeitenden in Hamburg. OMR ist eine der größten Wissens- und Inspirationsplattformen für die Digital- und Marketingszene in Europa und bekannt für das seit 2011 stattfindende OMR-Festival. OMR veröffentlicht zudem Studien, Seminare und bietet weitere Formate wie eine Stellenbörse an.

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