Desk Sharing einführen – ein Leitfaden für Unternehmen

Die Einführung von Desk Sharing eröffnet Unternehmen die Chance, ihre Ressourcen optimal zu nutzen, die Flexibilität der Mitarbeiter zu maximieren und die Teamdynamik auf ein höheres Niveau zu heben. Dieses innovative Konzept ermöglicht es, Arbeitsplätze effizienter zu gestalten und eine dynamische Arbeitsumgebung zu schaffen. Wir liefern praktische Tipps, inspirierende Strategien und eine Checkliste, damit dein Unternehmen die vollen Vorteile des Desk Sharing erlebt.

Was ist Desk Sharing und warum ist es wichtig?

Desk Sharing ist ein innovatives Arbeitsplatzkonzept. Es revolutioniert die Arbeitsumgebung, indem Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Schreibtisch mehr haben, sondern sich Arbeitsplätze flexibel nach Bedarf teilen.

Diese dynamische und anpassungsfähige Arbeitsweise hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen, da sie Unternehmen dabei unterstützt, ihre Büroflächen optimal zu nutzen und gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden zu stärken. Das macht es Unternehmen leichter, sich an die sich wandelnden Bedürfnisse der modernen Arbeitswelt anzupassen.

Die Vorbereitung auf Desk Sharing – Strategien zur erfolgreichen Einführung

Eine gründliche Vorbereitung und Planung ist entscheidend, um einen reibungslosen Übergang vom festen Schreibtisch zum Desk Sharing zu gewährleisten. Beantworte dir vor dem Start diese Leitfragen:

• Wie ist der aktuelle Stand?
  Starte mit einer gründlichen Analyse der aktuellen Bürosituation, um ein umfassendes Verständnis für die Büroauslastung, die Arbeitspräferenzen der Mitarbeitenden und andere relevante Faktoren zu gewinnen.
  
  
• Welche Ziele verfolgst du?
  Planst du, die Bürofläche zu optimieren um den vorhandenen Raum effizienter zu nutzen? Möchtest du die Zusammenarbeit stärken? Geht es dir darum, die Mitarbeiterzufriedenheit durch ein flexibleres Arbeitskonzept zu steigern? Aus deinen Zielen ergeben sich konkrete Anforderungen an das Desk Sharing in deinem Team. Berücksichtige dabei auch die individuellen Bedürfnisse deines Unternehmens.
  
  
• Hast du eine Strategie?
  Wichtig ist ein Umsetzungsplan, der alle Meilensteine von der Planung bis zur Einführung berücksichtigt. Stecke dabei den zeitlichen Rahmen ab und definiere die erforderlichen Ressourcen, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten. 
  
  
• Sind deine Mitarbeitenden mit im Boot?
  Stärke das Verständnis und die Begeisterung deiner Mitarbeitenden, indem du sie frühzeitig über die geplante Einführung von Desk Sharing informierst. Besonders wichtig ist es, Transparenz zu schaffen und Gründe sowie Vorteile dieser Veränderung zu betonen. Sprich Fragen und Bedenken aktiv an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden sich unterstützt und eingebunden fühlen.
  
  
• Wie kannst du deine Mitarbeitenden bei der Veränderung unterstützen? 
  Desk Sharing verändert nicht nur den Sitzplatz, sondern beeinflusst auch die Art zusammenzuarbeiten. Für viele ist das eine große Veränderung. Unterstütze sie dabei, Fähigkeiten zu entwickeln um sich selbstbewusst in der neuen Arbeitsumgebung entfalten zu können, zum Beispiel durch entsprechende Schulungsangebote. 
  
  
• Hast du die passenden technischen Tools?
  Maximiere die Effizienz von Desk Sharing mit innovativer Technologie. Raumbuchungssysteme oder Desk Sharing Software sorgen für eine reibungslose Umsetzung. Darüber können die Mitarbeitenden freie Arbeitsplätze oder Meetingräume finden und buchen. Zusätzlich kannst du die Nutzung deines Büros auswerten und siehst, wo Optimierungsbedarf besteht. 
  
  

Herausforderungen bei der Desk Sharing Implementierung

Die Einführung von Desk Sharing birgt verschiedene Herausforderungen und kritische Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, um ein erfolgreiches und reibungsloses Projekt zu gewährleisten:

• Kultureller Wandel
  Die Einführung von Desk Sharing erfordert oft einen kulturellen Wandel innerhalb des Unternehmens. Es benötigt Veränderungen in der Arbeitsumgebung und die Anpassung an ein neues Arbeitskonzept. Die Ablage auf dem Schreibtisch, in der sich tagelang Unterlagen stapeln, gibt es dann so nicht mehr. Das erfordert mitunter einiges an Umdenken im Alltag. 
  
  
• Kommunikation und Change Management
  Einige Mitarbeitende könnten Bedenken hinsichtlich des Verlusts ihres persönlichen Arbeitsplatzes oder der Privatsphäre haben. Es ist wichtig, diese Bedenken ernst zu nehmen und die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess einzubeziehen. Hier ist eine klare und transparente Kommunikation entscheidend. Informiere die Mitarbeitenden, warum ihr Desk Sharing einführt und über die Auswirkungen auf ihren Arbeitsalltag. Ein effektives Change Management hilft, Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz zu fördern.
  
  
• Raumplanung und -gestaltung
  Die Gestaltung der Büroflächen spielt eine wichtige Rolle bei der Desk Sharing Implementierung. Es müssen ausreichend Arbeitsplätze vorhanden sein, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen und die Büroflächen sollten so gestaltet sein, dass sie eine effiziente Zusammenarbeit und Interaktion fördern.

Desk Sharing Regeln und Organisationsstrategien

Desk Sharing eröffnet eine Fülle von Möglichkeiten, will aber gut durchdacht sein, um einen nahtlosen Ablauf zu gewährleisten. Stelle dafür Spielregeln auf, die für alle Mitarbeitenden gelten. Dabei kann es zum Beispiel um folgende Punkte gehen: 

Buchungssystem und Reservierungsregeln

Damit du und deine Mitarbeitenden freie Arbeitsplätze finden und reservieren können, benötigt ihr ein geeignetes Buchungssystem. Schließlich ist nichts ärgerlicher, als morgens im Büro keinen Platz zu finden oder einen, der nicht so ausgestattet ist, wie du ihn für den Tag brauchst.

Gleichzeitig sorgen klare Regeln für einen strukturierten Ablauf. Die können z. B. umfassen, wie lang die maximale Reservierungsdauer ist, wie lange im Voraus gebucht werden kann oder was passiert, wenn man seine Buchung doch nicht wahrnimmt. 

Flexibilität und Fairness

Desk Sharing ist dann am effektivsten, wenn es flexibel gestaltet ist und die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt. Manche sitzen lieber nah an der Kaffeemaschine, andere lieber am Fenster. Trotzdem ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden Zugang zu etwa gleichwertigen Arbeitsplätzen haben – also Katzentische zu vermeiden, an denen eigentlich keiner gerne sitzt.

Allerdings lässt sich Desk Sharing sehr gut mit aufgabenbasierten Arbeitsplätzen verbinden, sodass die Mitarbeitenden je nach Bedarf mal einen ruhigen Bereich wählen können, mal eine Teamzone oder ähnliches.

Arbeitsplatzorganisation

Hier geht es um alles, was die Nutzung der Ressourcen vereinfacht. Dazu gehört zum Beispiel die Kennzeichnung der Arbeitsplätze, damit man seinen reservierten Platz leichter findet oder Aufbewahrungsmöglichkeiten für persönliche Gegenstände. Bewährt haben sich mit Namen beschriftete Boxen, die man nach Feierabend einfach wieder wegräumt.

Implementiert außerdem klare Richtlinien für das Hinterlassen der Arbeitsplätze, eine sogenannte Clean Desk Policy. Das sorgt für Ordnung und beugt Konflikten vor.

Akzeptanz der Mitarbeitenden

Einige Mitarbeitende werden sich auf den Wechsel zum Desk Sharing freuen, andere werden skeptisch sein. Sprecht Erwartungen und Fragen offen an und sorgt zugleich dafür, dass alle mit der Durchführung vertraut sind.

Kennen alle Kolleg:innen die Desk Sharing Regeln? Haben sie einen Zugang zur Buchungssoftware und können sie damit umgehen? Schulungen, Informationsmeetings und regelmäßige Updates zu den Regeln, fördern die Akzeptanz.

Feedback und kontinuierliche Verbesserung

Führt ein Feedback-System ein, um die Erfahrungen der Mitarbeitenden mit Desk Sharing zu sammeln. Nehmt euch regelmäßig Zeit, die Kommentare zu sichten und treibt kontinuierliche Verbesserungen voran.

Desk Sharing einführen – Häufige Fragen & Antworten