Desk Sharing Software: Anbietervergleich

Bist du gerade auf der Suche nach einer passenden Desk Sharing Software für dich und dein Team? Keine einfache Aufgabe bei der Vielzahl an Anbietern. Aber keine Sorge, wir sind hier, um dich bei deiner Entscheidung zu unterstützen. In diesem Artikel nehmen wir verschiedene Lösungen unter die Lupe, um dir einen Anbietervergleich der verschiedenen Desk Sharing Softwares zu bieten. Dabei untersuchen wir die Funktionen, Preise und Abrechnung und die Integrationen.

Was muss eine Desk Sharing Software können?

Eine Desk Sharing Software ermöglicht dir und deinem Team, Arbeitsplätze im Büro zu reservieren und eure Anwesenheit zu koordinieren. Das erleichtert die Zusammenarbeit, weil du siehst, welche Kolleg:innen wann vor Ort sind. Und es verhindert, dass Mitarbeitende, die keinen festen Schreibtisch haben, im schlimmsten Fall umsonst ins Office pendeln, weil bereits alle Arbeitsplätze vergeben sind. Damit ihr die Belegung eures Büros stressfrei organisieren könnt, sollte die Desk Sharing Software auf jeden Fall folgende grundlegende Funktionen mitbringen.

Benutzerfreundlichkeit

Eine gute Desk Sharing Software priorisiert die Benutzerfreundlichkeit, indem sie es den Mitarbeitern ermöglicht, Schreibtische oder Arbeitsbereiche schnell und mühelos zu reservieren. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und nahtlosen Buchungsprozessen steigert sie die Produktivität und Zufriedenheit der Benutzer:innen erheblich. Idealerweise ist die Anwendung so intuitiv, dass keine umfangreiche Einweisung nötig ist. 

Integrationen in Personalverwaltungs-Software oder die Synchronisation mit vorhandenen Kalendern machen den Einsatz noch komfortabler. Dadurch können Buchungen zum Beispiel automatisch in den Terminplan übertragen oder gelöscht werden, zum Beispiel wenn Mitarbeitende wegen Krankheit ausfallen.

Flexibilität bei Reservierungen

Einen Schreibtisch für den Tag buchen zu können ist schön und gut. Doch was, wenn du nur einen halben Tag vor Ort bist? Was, wenn du einen Meetingraum für einen kurzen Termin-Slot benötigst? Oder wenn du noch ganz andere Ressourcen buchbar machen möchtest, wie Parkplätze oder aktivitätenbasierte Arbeitsbereiche? Achte darauf, dass die Desk Sharing Software flexible Reservierungsoptionen für eine Vielzahl von Arbeitsbereichen bietet. Dann passt sie sich den unterschiedlichen Bedürfnissen und Präferenzen der Benutzer:innen an.

Datensicherheit

Bei der Buchung von Arbeitsplätzen kommen sensible Mitarbeiterdaten ins Spiel, die unbedingt schützenswert sind. Ein Muss: Der Anbieter implementiert robuste Sicherheitsmaßnahmen, um die Privatsphäre und Daten der Benutzenden zu schützen. Dazu gehören fortschrittliche Verschlüsselungsprotokolle, strikte Zugriffskontrollen und die vollständige Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der DSGVO.

Funktionen im Vergleich

Die Funktionen der einzelnen Anwendungen können sich in vielen Punkten unterscheiden. Deshalb ist es wichtig, vor der Entscheidung für eine Desk Sharing Software einen internen Anforderungskatalog zu erstellen. Sobald ihr euch im Klaren seid, welche Features euch wichtig sind, geht es an den Anbietervergleich. Hier haben wir die Funktionen der beliebtesten Desk Sharing Plattformen für dich verglichen im Hinblick auf:

Mobile & Web App

Gibt es eine native App, über die du Ressourcen und Buchungen auch vom Smartphone aus verwalten kannst? Dabei ist die Bedienoberfläche für den kleinen Screen optimiert und unterwegs komfortabler zu nutzen. 

Check-In Funktion

Über dieses Feature bestätigen die Mitarbeitenden, ob sie den gebuchten Platz auch in Anspruch nehmen. Nicht benötigte Plätze werden wieder freigegeben und du erhältst exakte Einblicke in die Büronutzung.

Erweitertes User Management

Hier kannst du genau festlegen, wer auf welche Funktionen und Daten zugreifen darf. So stellst du sicher, dass jeder nur das sieht und nutzt, was für seine Aufgaben relevant ist.

SSO

Sehr komfortabel: Mit dem Single-Sign-On (SSO) können die Mitarbeitenden sich über ihren bestehenden Microsoft oder Google Account anmelden.

Interaktive Raumpläne

Sie bieten eine detaillierte und intuitive Visualisierung der Büroflächen. Du siehst in Echtzeit, welche Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze verfügbar sind und kannst diese direkt im Plan buchen.

Suchfunktion

Um eure Zusammenarbeit besser zu planen, kannst du gezielt danach suchen, wann Mitarbeitende im Büro sind und dir einen Platz in der Nähe buchen (oder auch nicht).

Merkmale

Versehe buchbare Ressourcen mit bestimmten Eigenschaften, nach denen die Mitarbeitenden filtern können. Beliebt sind zum Beispiel Merkmale wie höhenverstellbarer Schreibtisch, Fensterplatz oder auch ob ein Parkplatz eine E-Ladesäule bietet.

Lieblingsplatz

Wir alle haben doch so unsere Präferenzen, was den Schreibtisch angeht, und buchen oft den selben Platz. Mit dieser Funktion kannst du bestimmte Plätze als Lieblingsplatz markieren und noch schneller buchen. 

 Auslastungsanalyse

Digitale Buchungen lassen sich einfach auswerten, um wichtige Erkenntnisse über die tatsächliche Nutzung eurer Ressourcen zu gewinnen. Welche Analysen du in der Software erstellen kannst, weicht von Anbieter zu Anbieter ab. Bei desk.ly kannst du die Auslastung einzelner Ressourcen und Standorte einsehen, die Anwesenheit im Büro mit dem Anteil mobiler Arbeit vergleichen, Trends erkennen und als Administrator individuelle Buchungen einsehen.

White Label Funktion

Die Desk Sharing Software bildet dein Unternehmen ab, warum sollte sie nicht auch genau danach aussehen? Mit diesem Feature kannst du die Software an die Farben deines Unternehmens anpassen, um ein nahtloses Erlebnis zu schaffen. 

Anonymisierung

Wer besonderen Wert auf die Privatsphäre legt, kann seine Buchungen mit dieser Funktionen anonymisieren. Dann ist für andere nicht einsehbar, wann und wo du im Büro sitzt.

Zonen

Immer mehr Unternehmen setzen moderne aktivitätenbasierte Bürokonzepte um. Dort lassen sich nicht nur Schreibtische buchen, sondern eventuell auch einfach Bereiche für Fokuszeit, kommunikative Zusammenarbeit oder auch solche, in die man den Hund mitbringen darf. Mit dieser Funktion kannst du euren Grundriss noch individueller abbilden. 

Wochenübersicht

Du siehst deine Buchungen und deinen Anwesenheitsstatus für die nächsten Tage auf einen Blick und kannst die Angaben noch schneller verwalten.

Preise und Abrechnung

Bei der Preisgestaltung spielt nicht nur die Höhe der Kosten eine Rolle, sondern auch das Abrechnungsmodell. Einige Anbieter rechnen pro Ressource ab, also pro Standort oder Schreibtsich, während andere Anbieter die Anzahl der Anwender:innen zu Grunde legen. 

Preis pro Ressource oder pro Anwenderlizenz – was lohnt sich für dich?

Die Abrechnung je Ressource ist vor allem dann attraktiv für dein Unternehmen, wenn es deutlich mehr Personen als Ressourcen gibt.

Möchtest du hingegen viele verschiedene Ressourcen buchbar machen, also zum Beispiel neben Schreibtischen auch Meetingsräume, Teamzonen, Parkplätze oder ähnliches, dann bietet sich eher die Abrechnung pro Lizenz/Nutzer an. 

Integrationen im Überblick

Eine gute Desk Sharing Software verbindet sich nahtlos mit bestehenden Tools und Systemen in deinem Unternehmen. Wenn die Software mit Kalendern, Kommunikationstools und anderen Anwendungen synchronisiert ist, wird der Buchungsprozess zum Kinderspiel. So werden Daten und Prozesse zentralisiert und die Arbeitsabläufe optimiert. Diese Integrationen bieten die Anbieter im Vergleich: 

Support und Kundenservice

Wenn Fragen oder Probleme auftauchen, ist es beruhigend zu wissen, dass schnelle und kompetente Hilfe verfügbar ist. Ein exzellenter Support zeigt, dass der Anbieter sein Produkt ernst nimmt und sich um das Wohl seiner Kunden kümmert. Mit einem engagierten Kundensupport an deiner Seite läuft die Implementierung und Nutzung der Software reibungslos, wodurch dein Team jederzeit produktiv und zufrieden bleibt.

Das sagen unsere Kund:innen zum desk.ly Kundenservice:

Den desk.ly Kundenservice erreichst du übrigens an Werktagen von 9-17 Uhr. Darüber hinaus erhaltet ihr im desk.ly Enterprise Plus Paket sogar einen dezidierten Customer Success Manager, der bei Fragen und Problemen kompetente Hilfestellung leistet.

Fazit: Warum desk.ly?

Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es dir, Arbeitsplätze mühelos zu buchen, zu verwalten und zu filtern. Wir bieten Flexibilität, indem wir uns an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens anpassen, sei es durch individuelle Buchungsregeln oder die Integration mit anderen Systemen. Wir tragen zur Optimierung der Raumnutzung bei, indem wir Unternehmen helfen, die Effizienz und Auslastung ihrer Arbeitsbereiche zu maximieren.

desk.ly bietet dir ein transparentes Preismodell. Im Vergleich zur Abrechnung pro Ressource ist die Abrechnung pro Nutzer vorteilhaft, wenn du viele Mitarbeitende anbinden möchtest. Es ermöglicht deinem Unternehmen, die Kosten besser zu kontrollieren und die Software flexibel zu nutzen, unabhängig von der Anzahl der Ressourcen.