Desk Sharing organisieren – 10 hilfreiche Tipps

Führt die freie Platzwahl im Büro nicht zum Chaos? Nicht wenn euer Desk Sharing gut organisiert ist. In diesem Blogbeitrag findest du 10 Tipps, um Shared Desks in deinem Team optimal zu organisieren. Von der richtigen Ausstattung bis hin zur Shared Desk Policy und Clean Desk Policy – wir haben alles Wichtige für Dich zusammengestellt.

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem sich mehrere Mitarbeitende die Schreibtische teilen, also keinen festen Arbeitsplatz haben. Das Ziel? Mehr Flexibilität und eine effizientere Nutzung der Büroflächen. Gerade in Zeiten des hybriden Arbeitens, bei dem nicht alle Mitarbeitenden täglich im Büro sind, bieten Shared Desks viele Vorteile. Sie sparen Platz, fördern die Zusammenarbeit und den Austausch im Team.

Die freie Platzwahl will aber auch gut organisiert sein. Ein paar Dinge gibt es zu beachten, damit jede:r den optimalen Platz findet und es nicht zu Konflikten kommt.   

10 Tipps für erfolgreiches Desk Sharing

Damit Desk Sharing reibungslos funktioniert, braucht es klare Strukturen und die richtige Ausstattung. Hier sind zehn bewährte Tipps, die Dir helfen, das Desk Sharing in Deinem Unternehmen erfolgreich zu organisieren und für alle attraktiv zu gestalten.

1. Platz für persönliche Gegenstände

Den eigenen Kaktus und die Familiengalerie auf dem Schreibtisch sieht man beim Desk Sharing natürlich selten. Das heißt aber nicht, dass niemand mehr private Gegenstände am Platz hat. Deshalb brauchen Mitarbeitende auch hier einen Ort für persönliche Dinge. Biete abschließbare Schränke oder persönliche Boxen an, in denen jeder seine Sachen sicher verstauen kann. So bleibt der Arbeitsplatz frei und organisiert. Ein Desk Sharing Organizer hilft dabei, den Überblick zu behalten.

2. Arbeitsplätze identisch gestalten

Sorge dafür, dass alle geteilten Schreibtische gleichwertig ausgestattet sind. So findet sich jeder schnell zurecht und die Flexibilität bleibt erhalten. Beispielsweise könnten alle Arbeitsplätze mit identischen Monitoren, Docking Stations und ergonomischen Stühlen ausgestattet sein. Ein Mitarbeiter, der an verschiedenen Tagen an unterschiedlichen Schreibtischen arbeitet, sollte keine Unterschiede in der Ausstattung bemerken. Das erleichtert den Wechsel und sorgt für einen reibungslosen Arbeitsablauf.

3. Büromaterial zur Verfügung stellen

Stelle sicher, dass für alle das notwendige Büromaterial vorhanden ist, wie Stifte, Notizblöcke und andere Schreibutensilien.  Dazu könnte jeder Arbeitsplatz eine kleine Box mit grundlegenden Büromaterialien haben, die regelmäßig aufgefüllt wird. Ihr arbeitet gar nicht mehr viel mit Papier? Dann richtet doch einen zentralen Punkt im Büro ein, an dem man sich bei Bedarf bedienen kann. So müssen Mitarbeiter nicht lange suchen und können sofort mit der Arbeit beginnen. 

4. Räume für Telefonate definieren

In einem offenen Büro kann es schnell laut werden. Schaffe separate Räume oder Bereiche für ungestörte Telefonate. Richte Telefonkabinen oder spezielle Räume für vertrauliche Gespräche ein. So kann jeder, der ein wichtiges Telefonat führen muss, in einen ruhigen Bereich wechseln, ohne die Kolleg:innen zu stören. Diese Räume sollten mit bequemen Stühlen, gutem Internet und möglicherweise auch mit Schallschutz ausgestattet sein, um eine optimale Umgebung für Telefonate zu schaffen.

5. Ordnung mit der Clean Desk Policy

Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für einen guten Start in den Arbeitstag. Mit einer Clean Desk Policy stellst Du sicher, dass alle ihre Arbeitsplätze am Ende des Tages sauber und aufgeräumt hinterlassen. Das bedeutet:

• Persönliche Gegenstände sollten am Ende des Tages entfernt werden.
• Sauberkeit: Der Schreibtisch sollte nach der Nutzung sauber hinterlassen werden.

Detaillierte Informationen findest Du in diesem Blogbeitrag.

6. Datenschutz beachten

Beim Desk Sharing ist es besonders wichtig, die Datensicherheit zu berücksichtigen. Vermeide, dass sensible Dokumente offen herumliegen. Du hast vertrauliche Unterlagen auf seinem Schreibtisch? Bevor du den Arbeitsplatz verlässt, schließt du diese in einem persönlichen Schrank ein. Zusätzlich sind digitale Geräte mit sicheren Passwörtern geschützt und Bildschirme sollten bei Abwesenheit gesperrt werden.

7. Desk Sharing Software einführen

Eine reibungslose Organisation des Desk Sharing funktioniert nur mit den richtigen digitalen Tools. Nutze Software-Lösungen, die dir die Buchung von Arbeitsplätzen erleichtern und Transparenz schaffen. Eine gute Software zeigt dir auf einen Blick, welche Plätze verfügbar sind und wer wann im Büro ist. So vermeidest du Chaos und Missverständnisse. Schau dir dazu unbedingt desk.ly an!

8. Klare Regeln schaffen

Stelle Richtlinien für das Desk Sharing auf und kommuniziere diese transparent. Das sorgt für Klarheit bei allen Beteiligten. Die Spielregeln können Aspekte der Buchung, zum Hinterlassen des Arbeitsplatzes und mehr umfassen. Ein FAQ-Dokument oder Informationsmeetings helfen, Fragen und Unsicherheiten zu klären. Die Shared Desk Policy sollte für alle verständlich sein und regelmäßig überprüft werden.

9. Ergonomie und Arbeitsschutz

Ergonomie spielt eine entscheidende Rolle, um die Platzwahl beim Desk Sharing zu erleichtern. Idealerweise ist jeder Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet:

• Höhenverstellbare Tische: Damit jeder die optimale Arbeitshöhe einstellen kann.
• Ergonomische Stühle: Um Rückenproblemen vorzubeugen.
• Gute Beleuchtung: Schont die Augen.

Ein ergonomischer Arbeitsplatz sorgt nicht nur für mehr Komfort, sondern in erster Linie für weniger krankheitsbedingte Ausfälle!

10. Regelmäßige Feedback-Runden

Führe regelmäßige Feedback-Gespräche ein, um die Bedürfnisse und Anliegen deiner Mitarbeitenden zu erfahren. So kannst du kontinuierlich Verbesserungen vornehmen und sicherstellen, dass das Desk Sharing Konzept optimal funktioniert. Feedback ist der Schlüssel zu einem zufriedenen und produktiven Team.

Was ist bei der Organisation von Desk Sharing noch zu beachten?

Neben den Tipps gibt es weitere wichtige Punkte, die er zu beachten gilt, bevor du Desk Sharing in deinem Team organisierst. 

Desk Sharing in ein modernes Bürokonzept einbinden

Desk Sharing ist besonders effektiv als Teil eines ganzheitlichen Bürokonzepts. Dazu gehören flexible Arbeitszeiten, mobile Arbeitsmöglichkeiten und eine ansprechende Bürogestaltung. In einem modernen Büro gibt es verschiedene Zonen für unterschiedliche Arbeitsweisen – ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten, offene Bereiche für Teamarbeit und Besprechungsräume für Meetings. Mitarbeitende können je nach Aufgabe den passenden Arbeitsplatz wählen. Schaffe Zonen für konzentriertes Arbeiten, kreative Meetings und ungestörte Besprechungen.

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats

Beziehe den Betriebsrat frühzeitig in die Planungen ein. Die Informationspflichten und Zustimmung des Betriebsrats sind ein Aspekt, den Du nicht übersehen solltest. Alles Wichtige dazu erfährst Du in unserem Blog-Beitrag zum Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats.

Fazit: Gute Organisation trägt zum reibungslosen Desk Sharing bei