Desk Sharing Konzepte

In Zeiten des hybriden Arbeitens und der Digitalisierung wird es immer wichtiger, den vorhandenen Büroplatz effizient zu nutzen. Das macht Desk Sharing zu einer flexiblen Lösung für die Arbeitswelt. Doch welche Desk Sharing Konzepte gibt es und wie lassen sie sich erfolgreich umsetzen? In diesem Blogbeitrag erfährst du, welche unterschiedlichen Desk Sharing Konzepte es gibt, und wie du sie optimal in deinem Unternehmen implementierst. Vergleiche Ansätze wie Hot Desking, Hotelling und Activity-Based Working, und erhalte praktische Tipps zur Erstellung eines individuellen Desk Sharing Konzepts.

Das Konzept des Desk Sharings einfach erklärt

Desk Sharing ist ein modernes Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeiter:innen keinen festen Schreibtisch haben, sondern sich die verfügbaren Arbeitsplätze teilen. Ziel ist es, Büroflächen effizienter zu nutzen und gleichzeitig die Flexibilität und Zusammenarbeit zu fördern. Das lohnt sich besonders für Teams, die hybrid arbeiten. Sie benötigen in der Regel weniger Schreibtische, also weniger Platz, als wenn immer alle Teammitglieder im Büro anwesend sind. 

Durch die gemeinsame Nutzung der Arbeitsplätze können Unternehmen sogar ihre Bürofläche reduzieren bzw. Wachstum besser auffangen. Dadurch wird es  also möglich, Miet- und Betriebskosten zu sparen.

Desk Sharing Konzepte im Vergleich

Es gibt verschiedene Ansätze, wie Desk Sharing in Unternehmen umgesetzt werden kann. Jedes Konzept hat seine eigenen Vorteile und eignet sich für unterschiedliche Arbeitsumgebungen und Bedürfnisse. Im Folgenden stellen wir dir die wichtigsten Desk Sharing Konzepte vor und zeigen, wie sie sich voneinander unterscheiden.

Desk Sharing vs. Home Office

Desk Sharing und Home Office sind Arbeitsmodelle, die sich hervorragend ergänzen. Desk Sharing optimiert die Nutzung von Büroflächen und fördert den direkten Austausch zwischen Kolleg:innen.  Home Office hingegen ermöglicht eine flexible Arbeitsgestaltung und damit für viele eine bessere Work-Life-Balance.

Die Kombination von Desk Sharing und Home Office ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile beider Modelle miteinander zu verknüpfen. Mitarbeitende können flexibel entscheiden, wann sie im Büro arbeiten und wann sie von zu Hause aus arbeiten möchten. Diese Flexibilität fördert die Zufriedenheit und Produktivität und sorgt gleichzeitig für eine optimale Nutzung der Büroflächen. Noch dazu kannst du die passende Umgebung für deine anstehenden Aufgaben wählen – sei es die kollaborative Atmosphäre des Büros oder die ruhige Umgebung des Home Office.

Hot Desking

Beim Hot Desking gibt es keine festen Arbeitsplätze. Mitarbeitende suchen sich täglich spontan ihren Platz. Eine wechselnde Platzwahl fördert zudem eine lebendige und abwechslungsreiche Arbeitsatmosphäre und den Austausch. Leerstände werden minimiert, da Arbeitsplätze nur bei Bedarf genutzt werden.

⚓️ Fun Fact: Die Idee des Hot Desking stammt ursprünglich aus der Marine. Dort mussten sich die Matrosen Betten in Schichten teilen – Hot Bunking genannt. Im Büro-Kontext wurde Hot Desking in den 1980ern in Großbritannien und den USA populär. Mit flexiblen Arbeitsmodellen und der Digitalisierung gewann es zunehmend an Bedeutung.

Dadurch, dass alles so spontan abläuft, habt ihr aber auch kaum Planungssicherheit.  So besteht andererseits die Gefahr, dass du nicht den idealen Platz findest – oder im Worst Case gar keinen. 

Office Hoteling

Anders als beim Hot Desking, wo die Platzwahl morgens spontan erfolgt, buchen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz beim Hotelling im Voraus. Ganz ähnlich wie ein Hotelzimmer also. Dabei sehen sie bereits im Vorfeld:

• Verfügbarkeit: Du kannst dir sicher sein, dass dein Arbeitsplatz tatsächlich verfügbar ist und musst nicht vor Ort nach einem freien Platz suchen.
  
  
• Standort: Du kennst den genauen Standort des reservierten Arbeitsplatzes, was dir die Orientierung im Büro erleichtert.
  
  
• Ressourcen: Du siehst im Voraus, welche physischen und digitalen Ressourcen am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, wie z.B. Monitore, Docking Stations oder spezielle Software.

Dieses Konzept bietet Struktur und Planungssicherheit, da Mitarbeitende genau wissen, wann und wo sie arbeiten werden. Es ermöglicht eine gezielte Nutzung der Büroflächen und vermeidet unnötige Leerstände.

Activity-Based Working

• Stille Zonen für wichtige Telefonate und fokussiertes Arbeiten (beispielsweise Telefonboxen, Homeoffice)
  
  
• Verschieden große Gruppenräume als Treffpunkt für Besprechungen im kleinen oder größeren Rahmen
  
  
• Offen gestaltete, zur Kommunikation anregende Bereiche für kreative und kollaborative Tätigkeiten (beliebt: Raum-in-Raum Lösungen mit Sitzecken)
  
  
• Informelle Räumlichkeiten wie die Kaffeeküche als Platz für den lockeren Austausch unter Mitarbeiter:innen und zur Entspannung zwischendurch

Individuelles Desk Sharing Konzept erstellen

Ein erfolgreiches Desk Sharing Konzept benötigt eine klare Strategie und definierte Regeln. So gehst du vor:

1. Bedarfsanalyse: Ermittele die Anforderungen und Wünsche deiner Mitarbeitenden. Führe Umfragen oder Workshops durch, um herauszufinden, welche Erwartungen sie an ihre Arbeitsplätze haben. Diese Informationen sind entscheidend, damit du das Konzept nicht an den Bedürfnissen der Anwender:innen vorbei entwickelst. 
   
   
2. Arbeitsplatzgestaltung: Sorge für ergonomische und gut ausgestattete Arbeitsplätze. Jeder Schreibtisch sollte mit den notwendigen technischen Geräten und ergonomischen Möbeln ausgestattet sein. Achte darauf, dass die Arbeitsplätze flexibel an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden können.
   
   
3. Shared Desk Policy: Lege klare Regeln fest, wie die Arbeitsplätze genutzt und sauber gehalten werden. Eine gut definierte Shared Desk Policy sorgt für Ordnung und Transparenz und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Erwartungen und Verantwortlichkeiten haben.
   
   
4. Buchungssystem: Implementiere eine Software zur Buchung und Verwaltung der Arbeitsplätze. Ein digitales System erleichtert die Organisation und gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Arbeitsplätze im Voraus zu buchen. Dies sorgt für Transparenz und verhindert Engpässe. Wir bei desk.ly helfen dir gern dabei.
   
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5. Feedback einholen: Führe regelmäßige Feedback-Runden ein, um das Konzept kontinuierlich zu verbessern. Mitarbeitende sollten die Möglichkeit haben, ihre Erfahrungen und Vorschläge einzubringen. Dies trägt zur Akzeptanz des Desk Sharing Konzeptes bei und ermöglicht es, auf sich ändernde Bedürfnisse einzugehen.

Tipp: Informiere dich in unserem Blog auch, wie du dein Desk Sharing erfolgreich organisierst.

Zu beachten: Desk Sharing und Arbeitsrecht

Beim Desk Sharing musst du auch einige arbeitsrechtliche Aspekte beachten. Dazu gehören:

• Datenschutz: Achtet beim Desk Sharing darauf, vertrauliche Informationen sicher zu verwahren und digitale Geräte zu schützen.  Sensible Unterlagen dürfen nicht offen herumliegen oder gar am Platz zurückbleiben, wenn der Arbeitstag zu Ende ist. Besser: Bewahrt wichtige Dokumente in abschließbaren Schränken oder persönlichen Schließfächern auf!
  
  
• Arbeitsschutz: Die ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze steht im Vordergrund, um gesundheitliche Beschwerden und Arbeitsausfälle zu vermeiden. Arbeitsplätze müssen so gestaltet sein, dass sie den ergonomischen Standards entsprechen und individuell anpassbar sind. Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle verhindern gesundheitliche Beschwerden wie Rückenschmerzen.
  
  
• Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats: Der Betriebsrat spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung von Desk Sharing Konzepten. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen und Arbeitsbedingungen. Der Betriebsrat sollte daher frühzeitig in die Planung und Umsetzung des Desk Sharing Konzepts einbezogen werden, um die Interessen der Mitarbeiter zu vertreten. Das verbessert auch die Akzeptanz in der Belegschaft.

Hier erfährst du mehr über Desk Sharing und den Betriebsrat.

Fazit

Desk Sharing hilft, Büroflächen effizient zu nutzen und fördert die Zusammenarbeit im Team. Ob Hot Desking, Office Hoteling oder Activity-Based Working – es gibt verschiedene Ansätze, die je nach Bedarf angepasst werden können.

Ein gut durchdachtes Desk Sharing Konzept, das auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht, ergonomische Arbeitsplätze bietet und klare Regeln definiert, sorgt für reibungslose Abläufe und zufriedene Mitarbeitende. Ein digitales Buchungssystem macht die Organisation einfach und gibt jedem die nötige Planungssicherheit.

Wichtig ist, dabei die arbeitsrechtlichen Aspekte wie Datenschutz, Arbeitsschutz und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats im Blick zu haben. Regelmäßige Schulungen und Feedback-Runden helfen, das Konzept ständig zu verbessern und flexibel zu bleiben.