Desk Sharing Erfahrungen – Vor- und Nachteile

Wenn du dich schon länger mit dem Thema Desk Sharing beschäftigst, fragst du dich vielleicht, welche Vor- und Nachteile das Konzept hat? In diesem Artikel befassen wir uns mit den wesentlichen Vorteilen aber auch möglichen Herausforderungen von Desk Sharing. Du erhältst Einblick in die Erfahrungen unserer Kund:innen und welche Probleme sie durch Desk Sharing gelöst haben. Außerdem beleuchten wir einige Best Practices und wie du Desk Sharing optimal gestaltest. 

Die Vorteile von Desk Sharing

Desk Sharing birgt eine Vielzahl von Vorteilen, die sich sowohl auf das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden positive auswirken. 

Effizienzsteigerung oder Zeitverlust? Die positiven Aspekte im Überblick

Desk Sharing einzuführen, erscheint zunächst als radikaler Schritt – immerhin werden feste Arbeitsplätze dabei abgeschafft. Sehen wir genauer hin, offenbaren sich jedoch große Vorteile. Mitarbeitende können ihren Arbeitsplatz flexibel wählen und an ihre Tätigkeit anpassen. So können sie Aufgaben effizienter erledigen, z. B. weil sie weniger gestört werden oder sich ganz bewusst austauschen.

Die Flexibilität ermöglicht auch eine gezieltere Nutzung räumlicher Ressourcen. Zugleich schafft die Reduzierung fester Arbeitsplätze mehr Raum für gemeinschaftliche Bereiche und innovative Arbeitsumgebungen, die die Kreativität fördern.

So profitieren Unternehmen und Mitarbeitende von Desk Sharing 

Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende können erheblich von Desk Sharing profitieren. Zu den Vorteilen gehören etwa:

• Effiziente Raumnutzung
  Durch flexibles Arbeiten wird das Büro optimal genutzt, da Arbeitsplätze bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt werden.
  
  
• Kosteneinsparungen
  Weniger feste Arbeitsplätze bedeuten weniger Raum- und Ressourcenbedarf, was zu deutlichen Kosteneinsparungen führen kann.
  
  
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz nach individuellen Bedürfnissen zu wählen, fördert die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.
  
  
• Förderung von Flexibilität
  Desk Sharing ermöglicht es den Mitarbeitenden, flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen zu wechseln, je nach Bedarf und Tätigkeitsart.
  
  
• Kollaborative Arbeitsumgebung
  Durch die Schaffung offener Büros wird die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden gefördert, was zu mehr Innovation und Kreativität führt.
  
  
• Nachhaltigkeit
  Durch die Reduzierung fester Arbeitsplätze verringert sich der ökologische Fußabdruck des Unternehmens, da weniger Raum und Energie benötigt wird.
  
  
• Anpassung an flexible Arbeitsmodelle
  Das Shared Desk Konzept ermöglicht Unternehmen, flexibler auf sich ändernde Arbeitsmodelle, wie beispielsweise Telearbeit, einzugehen.
  
  
• Förderung von Mitarbeitermobilität
  Mitarbeitende haben die Möglichkeit, an verschiedenen Standorten oder sogar unterwegs zu arbeiten, was ihre Mobilität und Flexibilität steigert.
  
  
• Attraktivität für Fachkräfte
  Moderne Arbeitskonzepte, wie Desk Sharing, werden von vielen Fachkräften als Faktor für attraktive Arbeitgeber angesehen und erhöhen somit die Anziehungskraft eines Unternehmens auf talentierte Mitarbeitende.

Das Desk Sharing Konzept ist nicht nur ein modernes Arbeitsmodell, sondern bietet auch einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden.

Herausforderungen und Nachteile von Desk Sharing

Ja, Desk Sharing bietet viele Vorteile, doch nicht alle Mitarbeitenden werden sofort von der Neuerung begeistert sein. Unternehmen, die das Desk Sharing Konzept implementieren, müssen deshalb auch mit Herausforderungen rechnen:

• Widerstand gegen Veränderungen
  Mitarbeitende können Widerstand gegen die Umstellung von festen Arbeitsplätzen auf Desk Sharing zeigen, insbesondere wenn sie an persönliche Arbeitsroutinen gebunden sind.
  
  
• Bedenken beim Datenschutz
  Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen kann Datenschutzbedenken hervorrufen, insbesondere wenn es um persönliche Arbeitsmaterialien und vertrauliche Informationen geht.
  
  
• Sorge um die Privatsphäre
  Die offene Struktur von Desk Sharing kann zu einem Mangel an privatem Raum führen, was für einige Mitarbeitende unangenehm sein kann.

Erfahrungen mit Desk Sharing mit desk.ly

Mitarbeitende, die täglich mit Desk Sharing arbeiten, berichten etwa von diesen Erfahrungen: 

• Vielfalt der Perspektiven
  Mitarbeitende berichten über die unterschiedlichen Perspektiven und Eindrücke, die sie durch das Wechseln von Arbeitsplätzen gewinnen. Einige schätzen die Vielfalt, während andere dies als Herausforderung empfinden.
  
  
• Flexibilität und Mobilität
  Positive Erfahrungen beinhalten oft die Flexibilität und Mobilität, die Desk Sharing ermöglicht. Mitarbeitende können ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf auswählen, was zu einem Gefühl der Freiheit führt.
  
  
• Soziale Dynamik
  Die soziale Interaktion und der Austausch mit verschiedenen Kolleg:innen werden oft als Bereicherung empfunden. Allerdings gibt es auch Erfahrungen über eine mögliche Abnahme der sozialen Bindung aufgrund der ständigen Veränderung von Arbeitsplätzen.

Best Practices für Desk Sharing

Nachdem wir die Vor- und Nachteile, sowie die Desk Sharing Erfahrungen genauer betrachtet haben, möchten wir einige Best Practices vorstellen. Diese Tipps und Tricks helfen dir dabei, das Desk Sharing Konzept effizient und angenehm zu gestalten.

Desk Sharing an einer Pilotgruppe testen

Eine Pilotgruppe ermöglicht es, den Desk Sharing Prozess vorab zu testen und frühzeitig potenzielle Herausforderungen zu erkennen. Nutze diese Phase, um sowohl organisatorische als auch technische Stolpersteine zu identifizieren.

Wichtige Rolle des Feedbacks

Sammle umfangreiches Feedback von der Pilotgruppe, um ihre Erwartungen und Erfahrungen zu verstehen. Kläre dabei:

• Verstehen die Mitarbeitenden das Konzept und fühlen sie sich ausreichend informiert?
• Wo sind konkrete Richtlinien erforderlich?
• Funktioniert der Buchungsprozess reibungslos?
• Sind alle mit der Platzauswahl zufrieden?
• Was kann verbessert werden?

Change Kommunikation

Binde deine Mitarbeitenden frühzeitig ein, um ihnen das Gefühl zu geben, nicht überrumpelt zu werden, und um mögliche Vorbehalte zu erkennen.

• Transparenz schaffen
  Erkläre die Gründe für den Übergang zum Desk Sharing und betone die Vorteile dieser Veränderung. Sprich genauso über mögliche Nachteile.
  
  
• Realistisch sein
  Erwarte nicht, dass alle Mitarbeitenden begeistert sind. Sprich ihre Fragen und Bedenken aktiv an, um sicherzustellen, dass sie sich ernst genommen und eingebunden fühlen.
  
  
• Unterstützung bei der Veränderung
  Biete Schulungen an, damit dein Team die nötigen Fähigkeiten entwickelt, um sich in der neuen Arbeitswelt sicher und selbstbewusst zu bewegen.

Spielregeln festlegen

Klare Richtlinien sind essentiell für einen strukturierten Ablauf beim Desk Sharing. Sie enthalten z.B.  Aspekte wie Buchungsverhalten und den Umgang mit Ressourcen und können unternehmensweit oder auf Teamebene definiert werden. 

Beispielfragen für eure Desk Sharing Regeln: 

• Wie lange im Voraus dürfen/sollten Arbeitsplätze gebucht werden?
• Möchtet ihr Dauerbuchungen ermöglichen?
• Sollen die Mitarbeitenden ihre Platznutzung bestätigen bzw. die Reservierung absagen, wenn sie diese doch nicht wahrnehmen möchten?

Fazit – Desk Sharing zur positiven Erfahrung machen

Das Desk Sharing Konzept bietet für viele Unternehmen eine effektive Möglichkeit, ihre Arbeitsumgebung zu optimieren. Wichtig ist: Vor- und Nachteile sorgfältig zu prüfen. So stellst du sicher, dass die Entscheidung den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens entspricht. 

Wenn alle Parteien von Anfang an einbezogen werden und klare Regeln gelten, steht dem Erfolg von Desk Sharing nichts im Wege. Offene Gespräche und regelmäßiges Feedback helfe dir dabei, Probleme rechtzeitig zu erkennen und anzugehen.