.svg){kind=logo}
Desk Sharing arbeitsrechtlich richtig umsetzen: Regeln, Pflichten & praktische Tipps
Desk Sharing bringt Flexibilität, aber auch Pflichten. In diesem Beitrag erfährst du, welche arbeitsrechtlichen Regeln beim Desk Sharing gelten, welche Rolle der Betriebsrat spielt und warum eine Clean Desk Policy oft unverzichtbar ist. Zusätzlich geben wir dir praxisnahe Tipps, wie du Desk Sharing sicher, effizient und regelkonform in deinem Unternehmen umsetzt.
Inhalt
- Was bedeutet Desk Sharing genau?
- Was ist eine Desk Sharing Software - und warum brauchst du sie?
- So ist Desk Sharing im Arbeitsrecht geregelt
- Desk Sharing im Büro: Die wichtigsten Regeln im Überblick
- Sicher und DSGVO-konform: Datenschutz beim Desk Sharing
- Fazit: Desk Sharing rechtssicher und praxisnah gestalten
Was bedeutet Desk Sharing genau?
Desk Sharing – auch bekannt als Shared Desk, Flexible Desk oder Flexible Office – bezeichnet ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem keine festen Schreibtische mehr vergeben werden. Stattdessen wählen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz täglich neu, abhängig von Verfügbarkeit und Bedarf. In der Regel stehen weniger Schreibtische als Beschäftigte zur Verfügung, was die Flächennutzung optimiert und flexible Arbeitsformen wie Homeoffice unterstützt.
👉 Tipp: Eine vertiefte Erklärung findest du in unserem Desk Sharing-Beitrag.
Was ist eine Desk Sharing Software – und warum brauchst du sie?
Eine Desk Sharing Software hilft dabei, das flexible Arbeitsplatzmodell effizient zu organisieren. Mitarbeitende können über die Plattform von überall – aus dem Homeoffice oder mobil – sehen, welche Plätze verfügbar sind, und ihren Wunschplatz einfach buchen.
Mit der desk.ly Software siehst du auf einen Blick:
-
Wer ist im Büro?
-
Welche Arbeitsplätze sind verfügbar oder reserviert?
-
Welche Ausstattungsmerkmale (z. B. Fensterplatz, höhenverstellbarer Tisch) ein Platz hat
Das reduziert morgendliches Chaos, erhöht die Planbarkeit und verbessert die User Experience im Büroalltag.
So ist Desk Sharing im Arbeitsrecht geregelt
Ob flexible Arbeitsplätze rechtlich zulässig sind und welche Anforderungen dabei gelten, regelt unter anderem das deutsche Arbeitsrecht. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende sollten die wichtigsten Vorgaben kennen – etwa zur Arbeitsplatzgestaltung, Mitbestimmung durch den Betriebsrat oder ergonomischen Standards. In den folgenden Abschnitten erfährst du, worauf es rechtlich ankommt, wenn Desk Sharing im Unternehmen eingeführt oder angepasst wird.
Ist Desk Sharing rechtlich zulässig?
Ja, grundsätzlich haben Arbeitnehmende keinen Anspruch auf einen festen Arbeitsplatz. Arbeitgeber:innen dürfen Desk Sharing einseitig anordnen, etwa im Rahmen ihres Weisungsrechts. In der Praxis wird das Modell jedoch oft in Betriebsvereinbarungen gemeinsam mit dem Betriebsrat geregelt, um Akzeptanz und Rechtssicherheit zu schaffen.
Relevante Rechtsgrundlagen: Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
Die Arbeitsstättenverordnung (§ 3a ArbStättV) verpflichtet Arbeitgeber:innen dazu, Arbeitsplätze so einzurichten und zu betreiben, dass Gesundheitsrisiken für Beschäftigte vermieden werden. Bei der Einführung von Desk Sharing bedeutet das: Eine Gefährdungsbeurteilung ist erforderlich, um mögliche Risiken in Bezug auf Sicherheit, Hygiene und Ergonomie zu identifizieren und zu minimieren.
Durch die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen und Arbeitsmitteln, wie Tastaturen, Stühlen oder Monitoren, steigen die Anforderungen an Hygiene und Wartung. Laut § 4 ArbStättV müssen regelmäßige Reinigungen erfolgen, um hygienische Standards einzuhalten.
Auch ergonomische Anforderungen dürfen beim Desk Sharing nicht vernachlässigt werden. Arbeitsplätze müssen so gestaltet sein, dass sie an unterschiedliche Mitarbeitende anpassbar sind. Mögliche ergonomische Maßnahmen sind:
-
Höhenverstellbare Schreibtische
-
Ergonomische Bürostühle
-
Verstellbare Monitore
-
Fußstützen
-
Ergonomische Tastatur und Maus
Nur wenn diese Faktoren erfüllt sind, lässt sich Desk Sharing rechtskonform und gesundheitsgerecht umsetzen.
Mitbestimmung des Betriebsrats beim Desk Sharing
Gemäß § 87 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht in Fragen der betrieblichen Ordnung und des Verhaltens der Beschäftigten im Unternehmen. Dazu zählen unter anderem Regelungen zur Arbeitsplatzgestaltung, zur Nutzung von Betriebsmitteln, zur Arbeitssicherheit und zu sozialen Aspekten der Arbeitsorganisation.
Bei der Einführung von Desk Sharing stellt sich die Frage: Handelt es sich um eine reine unternehmerische Entscheidung – oder um eine mitbestimmungspflichtige Maßnahme?
Die Rechtsprechung hierzu ist nicht eindeutig. Entscheidend ist, wie konkret das Modell umgesetzt wird:
-
Wird lediglich die Anzahl der Schreibtische reduziert, kann das unternehmerische Freiheit sein.
-
Werden jedoch Regeln zur Buchung, Platzverteilung oder Clean Desk Policies eingeführt, greift in der Regel die Mitbestimmung.
👉 Praxis-Tipp: Sobald organisatorische Regelungen den täglichen Ablauf, das Verhalten im Büro oder den Zugriff auf Arbeitsplätze betreffen, sollte der Betriebsrat frühzeitig eingebunden werden – idealerweise über eine Betriebsvereinbarung. Das fördert nicht nur die Rechtssicherheit, sondern auch die Akzeptanz im Team.
Kostenlose Vorlage: Muster Betriefsvereinbarung
Unsere Muster-Betriebsvereinbarung unterstützt dich dabei, alle relevanten rechtlichen und organisatorischen Punkte zu regeln – gemeinsam mit dem Betriebsrat.Desk Sharing im Büro: Die wichtigsten Regeln im Überblick
Ein durchdachtes Desk Sharing funktioniert nur mit klaren Spielregeln. Damit der flexible Arbeitsplatzalltag gelingt, braucht es einheitliche Standards, strukturierte Abläufe und eine offene Kommunikation. Die folgenden Maßnahmen helfen, Ordnung zu schaffen und Desk Sharing nachhaltig im Unternehmen zu verankern.
Clean Desk Policy einführen
Die Clean Desk Policy verpflichtet alle Mitarbeitenden, den Arbeitsplatz am Ende des Arbeitstags aufgeräumt und frei von persönlichen Gegenständen zu hinterlassen. So bleibt das Büro ordentlich, und sensible Daten oder Geräte sind nicht unbeaufsichtigt. Das sorgt nicht nur für mehr Sicherheit, sondern erleichtert auch die Reinigung und fördert gegenseitige Rücksichtnahme.
👉 Mehr dazu, wie du eine Clean Desk Policy im Unternehmen erfolgreich einführst, findest du in unserem Beitrag: Was ist eine Clean Desk Policy?
Arbeitsplätze einheitlich ausstatten
Ob Monitor, Dockingstation oder ergonomischer Bürostuhl – alle Arbeitsplätze sollten gleichwertig ausgestattet sein. Das ermöglicht es Mitarbeitenden, spontan und ohne Umgewöhnung jeden verfügbaren Platz zu nutzen. Einheitliche Standards reduzieren Reibungsverluste und stärken die Nutzerfreundlichkeit des Modells.
Digitale Buchungslösungen nutzen
Eine intuitive Buchungssoftware wie desk.ly hilft dabei, die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen transparent zu machen. Mitarbeitende können bereits im Vorfeld ihren gewünschten Platz reservieren – mit wenigen Klicks, auch mobil. So lassen sich Kapazitäten besser planen und Doppelbelegungen vermeiden.
Zugang zu Schließfächern ermöglichen
Persönliche Gegenstände oder Arbeitsmaterialien brauchen einen festen Ort. Schließfächer bieten eine einfache Lösung, um Taschen, Laptops oder Unterlagen sicher aufzubewahren – gerade in offenen Bürolandschaften ein wichtiger Aspekt.
Transparente Kommunikation etablieren
Desk Sharing funktioniert nur, wenn alle Mitarbeitenden eingebunden werden. Informiere frühzeitig über Regeln, Hintergründe und Vorteile des Konzepts. Hilfreich sind außerdem Einführungsschulungen und regelmäßiges Feedback, um die Nutzung im Alltag zu optimieren.
7 Best Practices für erfolgreiches Desk Sharing
Diese Praxistipps begleiten dich von der Pilotierung über die Kommunikation bis hin zur Flächenoptimierung.Sicher und DSGVO-konform: Datenschutz beim Desk Sharing
Wer Desk Sharing einführt, muss sicherstellen, dass Datenschutz und Datensicherheit jederzeit gewährleistet sind – sowohl technisch als auch organisatorisch. Dafür braucht es klare Vorgaben und durchdachte Maßnahmen.
Zugriffskontrolle und Authentifizierung
Implementiere klare Zugriffskontrollen und sichere Authentifizierungsmethoden, damit nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können – egal, von welchem Arbeitsplatz.Verschlüsselung von Daten
Verwende moderne Verschlüsselungstechnologien, um personenbezogene Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen – auch bei technischen Zwischenfällen.Sensibilisierung der Mitarbeitenden
Schule deine Mitarbeitenden regelmäßig zum Thema Datenschutz. Nur wer die Relevanz versteht, kann im Desk Sharing verantwortungsvoll mit Informationen umgehen.
Klare Richtlinien und Verfahren
Lege verbindliche Prozesse für den Umgang mit sensiblen Daten fest – von der Aufbewahrung bis zur Weitergabe. So bleibt der Datenschutz auch im dynamischen Büroalltag gewährleistet.Überwachung und Protokollierung
Nutze Monitoring-Tools, um verdächtige Aktivitäten frühzeitig zu erkennen. Transparente Protokollierung schafft Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.Datenschutz durch Technikgestaltung
Plane Datenschutz nicht im Nachhinein, sondern direkt bei der Einführung des Desk Sharing mit ein. Technische Maßnahmen wie anonyme Buchungssysteme oder rollenbasierte Zugriffe helfen dabei.
Regelmäßige Datenschutzprüfungen
Führe kontinuierlich Audits und Sicherheitschecks durch, um Schwachstellen zu identifizieren und deine Maßnahmen stetig zu verbessern.
💡 Wenn Datenschutz von Anfang an mitgedacht wird, schafft Desk Sharing nicht nur Flexibilität – sondern auch Vertrauen und Sicherheit im Team.
.png?width=300&name=Deckblatt%20V1%20(3).png)
Kostenlos testen mit <15 Nutzer:innen
In unter 2 Minuten registrieren und direkt ausprobieren! Ohne Angabe von Zahlungsdaten.
Fazit: Desk Sharing rechtssicher und praxisnah gestalten
Desk Sharing ist weit mehr als ein modernes Arbeitsplatzkonzept – es berührt zentrale Aspekte des Arbeitsrechts, des Datenschutzes und der betrieblichen Mitbestimmung. Damit die Einführung erfolgreich gelingt, braucht es klare Regeln, rechtliche Sicherheit und die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Arbeitgeber:innen sollten frühzeitig den Betriebsrat einbinden, ergonomische Standards wahren und Datenschutzmaßnahmen strukturiert umsetzen. Mit einer passenden Software, einer Clean Desk Policy und einer einheitlichen Ausstattung lassen sich Desk Sharing Modelle effizient und rechtskonform gestalten – für mehr Flexibilität, weniger Leerstand und ein modernes Arbeitsumfeld.
Häufige Fragen & Antworten
Es sind das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV) und Datenschutzregelungen zu beachten. Eine umfassende Betriebsvereinbarung ist notwendig, um alle relevanten Punkte rechtlich abzusichern.
Ja, vor allem wenn Arbeitszeit- und Arbeitsschutzvorgaben gemäß ArbStättV nicht eingehalten werden. Transparente Regeln und klare Vereinbarungen helfen, Konflikte zu vermeiden.
Flexible Arbeitsplatzmodelle erfordern eine präzise Arbeitszeiterfassung. Digitale Zeiterfassungssysteme stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Datenschutz ist zentral, da personenbezogene Daten verarbeitet werden. Diese müssen gemäß der DSGVO geschützt und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden.
Durch eine Betriebsvereinbarungen, die Arbeitsplatzzuweisung, Buchungssysteme, Arbeitszeiterfassung und Arbeitsschutz gemäß ArbStättV regeln.
