Shared Workspace - Mehr Flexibilität & Networking

In diesem Artikel möchten wir uns näher mit dem Shared Workspace beschäftigen. Wir zeigen dir, was es mit diesem Begriff auf sich hat und warum sich immer mehr Unternehmen für diese Arbeitsumgebung entscheiden.

Wir möchten dir die Vorteile und Unterschiede gegenüber traditionellen Büroumgebungen aufzeigen. Des Weiteren sprechen wir über mögliche Herausforderungen mit Shared Workspaces und zeigen dir, wie du sie lösen kannst.

Shared Workspace – Definition und Grundkonzept

Der Begriff "Shared Workspace" bezieht sich auf einen modernen Ansatz des Arbeitsplatzdesigns, bei dem mehrere Unternehmen oder Personen gemeinsam Arbeitsräume nutzen. 

Dieses innovative Konzept geht über die traditionelle Vorstellung von festen Büros hinaus und ermöglicht es verschiedenen Organisationen, flexible Arbeitsumgebungen zu teilen.

Was verbirgt sich hinter dem Begriff "Shared Workspace"?

Shared Workspace stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie “geteilter Arbeitsplatz”. Ein weiterer häufig genutzter Begriff ist Coworking Space. 

Ein Shared Workspace ist eine physische Arbeitsumgebung, die von mehreren Unternehmen, Teams oder Einzelpersonen genutzt wird. Dabei handelt es sich um eine flexible und oft offene Bürostruktur, die darauf abzielt, die Zusammenarbeit, Kreativität und Effizienz zu fördern.

Unternehmen können in einem Shared Workspace einzelne Schreibtische, Besprechungsräume oder sogar ganze Büroflächen mieten, um ihre Arbeitsweise zu optimieren.

Warum entscheiden sich Unternehmen für Shared Workspaces?

Es gibt einige Gründe, warum sich Unternehmen für Shared Workspaces entscheiden. Dazu gehören etwa:

• Kosteneffizienz
  Shared Workspaces bieten eine kostengünstige Alternative zu traditionellen Büroflächen. Unternehmen können die Mietkosten aufteilen und sich so hochwertige Arbeitsumgebungen zu einem Bruchteil der Kosten eines eigenen Büros sichern.
  
  
• Flexibilität
  Die Möglichkeit, die Bürofläche je nach Bedarf anzupassen, ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Veränderungen in der Mitarbeiterzahl oder Projektanforderungen zu reagieren.
  
  
• Networking und Zusammenarbeit
  In Shared Workspaces können Unternehmen von der Nähe zu anderen Organisationen profitieren, was Zusammenarbeit, Ideenaustausch und Networking fördert.
  
  
• Ausstattung und Services
  Shared Workspaces bieten oft eine voll ausgestattete Infrastruktur, einschließlich Technologie, Möbeln und Gemeinschaftsbereichen. Das entlastet Unternehmen von der Notwendigkeit, diese Ressourcen selbst bereitzustellen.
  
  
• Attraktivität für Mitarbeitende
  Das Arbeiten in einem modernen und dynamischen Shared Workspace kann die Mitarbeiterbindung fördern und talentierte Fachkräfte anziehen.

Vorteile von Shared Workspaces für Unternehmen

Unternehmen, die sich für Shared Workspaces entscheiden, können von einer Vielzahl von Vorteilen profitieren, die über die herkömmlichen Bürostrukturen hinausgehen. Shared Workspaces bieten zahlreiche Vorteile, darunter sind:

• Kostenersparnis
  Durch die gemeinsame Nutzung von Arbeitsflächen können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Mietkosten, Nebenkosten und Ausgaben für Büroausstattung werden geteilt, was insbesondere für Start-ups und kleinere Unternehmen attraktiv ist.
  
  
• Networking und Kooperation
  Die räumliche Nähe zu anderen Unternehmen in einem Shared Workspace fördert das Networking und erleichtert die Bildung von Kooperationen. Der regelmäßige Austausch mit anderen Fachleuten kann zu Synergien und neuen Geschäftsmöglichkeiten führen.
  
  
• Flexible Arbeitsumgebungen
  Shared Workspaces bieten eine flexible und anpassungsfähige Arbeitsumgebung. Unternehmen können je nach Bedarf zusätzliche Arbeitsplätze mieten, ohne langfristige Verpflichtungen eingehen zu müssen.
  
  
• Innovationsförderung
  Die Vielfalt an Branchen und Unternehmen in einem Shared Workspace schafft eine inspirierende Atmosphäre. Der regelmäßige Kontakt mit unterschiedlichen Ideen und Perspektiven kann die Innovationskraft eines Unternehmens steigern.
  
  
• Gemeinschaftsgefühl
  Die gemeinsame Nutzung von Räumen fördert ein Gefühl der Gemeinschaft. Mitarbeitende können sich in einem dynamischen Umfeld bewegen, das den Austausch und die Zusammenarbeit unterstützt.

So fördern Shared Workspaces die Flexibilität und Skalierbarkeit 

Shared Workspaces bieten flexible Mietmodelle, die es Unternehmen ermöglichen, ihren Raumbedarf je nach Geschäftsanforderungen anzupassen. Dadurch wird eine schnelle Anpassung an Veränderungen in der Mitarbeiteranzahl oder Geschäftsstruktur ermöglicht. 

Unternehmen können außerdem kurzfristig zusätzliche Arbeitsplätze oder Besprechungsräume nutzen, ohne sich langfristig zu binden. Diese Flexibilität ist besonders nützlich für Unternehmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden oder projektbasiert arbeiten.

Shared Workspaces bieten skalierbare Ressourcen wie Konferenzräume, Technologieinfrastruktur und Gemeinschaftsbereiche. Diese Ressourcen können je nach Bedarf einfach angepasst und erweitert werden.

Die Vielfalt von Shared Workspaces

Shared Workspaces existieren in verschiedenen Formen und werden von verschiedenen Fachleuten und Unternehmen genutzt. Die Vielfalt dieser Arbeitsumgebungen ermöglicht es, den unterschiedlichen Bedürfnissen und Anforderungen verschiedener Branchen gerecht zu werden.

Verschiedene Formen von Shared Workspaces

Wir möchten dir gerne einige der Formen von Shared Workspaces vorstellen.

1. Coworking Spaces
   Sie repräsentieren die klassische Form von Shared Workspaces und bieten oft offene Arbeitsbereiche, gemeinschaftliche Lounges und Besprechungsräume. Sie sind besonders bei Freiberuflern und kleinen Teams beliebt.
   
   
2. Business Center
   Business Center bieten flexible Bürolösungen, einschließlich Einzelbüros, Konferenzräumen und gemeinsamen Dienstleistungen wie Empfangsdienste und administrative Unterstützung. Sie richten sich oft an Unternehmen, die professionelle Büroumgebungen benötigen.
   
   
3. Inkubatoren und Accelerators
   Diese Shared Workspaces sind auf Start-ups ausgerichtet und bieten nicht nur Büroflächen, sondern auch Unterstützung in Form von Mentoring, Networking-Veranstaltungen und Ressourcen für das Wachstum.
   
   
4. Branchenspezifische Coworking Spaces
   Es gibt auch Shared Workspaces, die sich auf bestimmte Branchen oder Berufsfelder konzentrieren, um Fachleute mit ähnlichen Interessen und Anforderungen zusammenzubringen.

Die Bedeutung von gemeinsam genutzten Büros für Start-ups, Freelancer und etablierte Unternehmen

Von gemeinsam genutzten Büros können nicht nur Start-ups und Freelancer profitieren, sondern auch etablierte Unternehmen. Sehen wir uns die Bedeutungen für die einzelnen Gruppen näher an.

• Start-ups
  Shared Workspaces bieten Start-ups die Flexibilität und kosteneffiziente Infrastruktur, die für den Beginn eines Unternehmens entscheidend sind. Gleichzeitig ermöglichen sie eine schnelle Integration in die Unternehmensgemeinschaft und fördern den Austausch mit anderen Start-ups.
  
  
• Freelancer
  Für Freelancer bieten Coworking Spaces eine professionelle Umgebung abseits des Homeoffices. Der gemeinsame Arbeitsraum schafft Gelegenheiten für Networking, Kooperation und die Möglichkeit, in einer inspirierenden Umgebung zu arbeiten.
  
  
• Etablierte Unternehmen
  Auch etablierte Unternehmen nutzen Shared Workspaces, um flexibel auf Veränderungen in der Arbeitswelt zu reagieren. Durch die Nutzung von gemeinsamen Büros können sie kurzfristig zusätzliche Arbeitsplätze schaffen und von den Vorteilen einer vielfältigen Unternehmensumgebung profitieren.

Die Vielfalt von Shared Workspaces spiegelt sich nicht nur in den unterschiedlichen Formen wider, sondern auch in der breiten Palette von Fachleuten und Unternehmen, die von diesen dynamischen Arbeitsumgebungen profitieren. 

Workspace Sharing vs. traditionelle Büroumgebungen

Workspace Sharing und traditionelle Büroumgebungen stehen sich als zwei verschiedene Konzepte gegenüber. Die Unterschiede zwischen diesen beiden Arbeitsplatzmodellen reichen von der räumlichen Anordnung bis hin zur Art der Zusammenarbeit und beeinflussen die Unternehmenskultur.

Die Unterschiede von Shared Offices und traditionellen Büros

So beeinflusst Workspace Sharing die Unternehmenskultur und Zusammenarbeit

Geteilte Arbeitsplätze fördern eine dynamische und innovative Atmosphäre, da Mitarbeitende mit verschiedenen Perspektiven und Hintergründen zusammenkommen. Traditionelle Büroumgebungen können dazu neigen, in ihren Abläufen und Denkweisen festgefahren zu sein.

Workspace Sharing ermöglicht Unternehmen außerdem eine höhere Flexibilität, da sie leichter auf Veränderungen in der Mitarbeiterzahl oder den Raumbedürfnissen reagieren können. Traditionelle Büroumgebungen sind oft weniger flexibel und erfordern große  Umstrukturierungen bei Veränderungen.

Durch die Förderung von Zusammenarbeit und Teamgeist schafft Workspace Sharing eine positive Unternehmenskultur. Traditionelle Büroumgebungen können dazu neigen, siloartige Strukturen zu fördern, in denen Abteilungen isoliert voneinander arbeiten.

Workspace Sharing und traditionelle Büroumgebungen repräsentieren verschiedene Ansätze zur Gestaltung von Arbeitsplätzen. Die Wahl zwischen diesen Modellen hängt von den individuellen Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens ab.

Die Herausforderungen von Shared Workspaces

Shared Workspaces bieten zahlreiche Vorteile, aber wie bei jeder innovativen Arbeitsstruktur gibt es auch Herausforderungen zu bewältigen.

Unternehmen, die Shared Workspaces nutzen, könnten auf folgende Herausforderungen stoßen:

• Überlastung und begrenzte Verfügbarkeit
  In stark frequentierten Shared Workspaces kann es zu Überlastungen und begrenzter Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen kommen.
  
  
• Datensicherheit und Datenschutz
  Der Umgang mit sensiblen Daten in geteilten Räumlichkeiten erfordert besondere Aufmerksamkeit hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit.
  
  
• Unterschiedliche Arbeitsgewohnheiten
  Unterschiedliche Arbeitsgewohnheiten der Nutzenden können zu Konflikten führen, wenn keine klaren Richtlinien festgelegt sind.
  
  
• Lärm und Ablenkungen
  Offene Raumkonzepte können zu erhöhtem Lärm und Ablenkungen führen, was die Produktivität beeinträchtigen könnte.

Tipps zur erfolgreichen Bewältigung dieser Herausforderungen

Wir geben dir ein paar Tipps, wie du diese Herausforderungen bewältigen kannst:

• Förderung flexibler Arbeitszeiten
  Durch die Förderung flexibler Arbeitszeiten kann die Überlastung zu Stoßzeiten reduziert werden.
  
  
• Klare Richtlinien für Datenschutz etablieren
  Die Implementierung klarer Richtlinien und Maßnahmen zur Datensicherheit gewährleistet einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Informationen. Beispielsweise sollten keine sensiblen Unternehmensdaten offen in Shared Workspaces liegen bleiben.
  
  
• Kommunikation und Team-Management optimieren
  Ein effektives Kommunikations- und Team-Management minimiert Konflikte aufgrund unterschiedlicher Arbeitsgewohnheiten.
  
  
• Bereitstellung von Rückzugsmöglichkeiten
  Die Schaffung von Rückzugsmöglichkeiten hilft, Lärm und Ablenkungen zu minimieren, um die Konzentration zu fördern. 

Mit einer proaktiven Herangehensweise können Unternehmen die Vorteile von Shared Workspaces maximieren und gleichzeitig erfolgreich mit den Herausforderungen umgehen.

Shared Workspace – Häufige Fragen & Antworten