Desk Sharing - Revolution in der Arbeitswelt

Bestimmt kennst du den Begriff “Desk Sharing”. Mittlerweile ist der Silicon Valley Trend auch bei uns angekommen und revolutioniert so die internationale Arbeitswelt. 

In diesem Artikel schauen wir uns an, was Desk Sharing ist und warum es gerade jetzt so angesagt ist. Wir beleuchten die verschiedenen Desk Sharing Konzepte und sprechen über die Vor- und Nachteile. Außerdem erfährst du, welche Regeln arbeitsrechtlichen Aspekte zu beachten sind. Erfahrungsberichte und wertvolle Tipps, helfen dir, das Desk Sharing Konzept reibungslos in deinen Arbeitsalltag zu integrieren.

Was ist Desk Sharing laut Definition?

Desk Sharing bedeutet, dass Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr haben, sondern sich flexibel einen verfügbaren Schreibtisch teilen. Weitere Bezeichnungen dafür sind “Shared Desk”, “Flexible Desk” oder auch “Flexible Office”. 

Beim Desk Sharing haben Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz. Stattdessen wird im Büro ein Pool von Arbeitsplätzen geschaffen, der je nach Bedarf genutzt werden kann. Das Shared Desk Konzept ermöglicht somit, eine effiziente Nutzung der Büroflächen, da nicht jeder Mitarbeitende jeden Tag im Büro ist, besonders in Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten.

Desk Sharing Konzepte

Das Desk Sharing Konzept leitet sich vom sogenannten “Hot Racking” (oder auch “Hot Bunking”) der Matrosen ab. Da die Anzahl an verfügbaren Betten nicht mit der Anzahl an Matrosen übereinstimmte, teilten sie sich die Betten. Das war möglich, da aufgrund unterschiedlicher Wachdienste nicht alle zur gleichen Zeit geschlafen haben. So nutzten die Matrosen einfach die Betten, die gerade frei waren. 

Das Desk Sharing Konzept ist insbesondere durch die Tech-Riesen im Silicon Valley bekannt und beliebt geworden. Vorreiter waren etwa Facebook und Google.

Wie bereits kurz angeschnitten, stehen beim Desk Sharing weniger Arbeitsplätze zur Verfügung, als es Mitarbeitende in der Abteilung gibt. Die Mitarbeitenden haben keinen festen Arbeitsplatz, dieser wird jeden Tag neu gewählt. Das Konzept kann auch nur für bestimmte Abteilungen und Benutzergruppen eingeführt werden. Es kann weiterhin feste Arbeitsplätze für bestimmte Mitarbeitende oder ganze Zonen geben, die reserviert sind.

Die Verteilung von Arbeitsplätzen wird über eine Desk Sharing Software oder eine App geregelt.

Beliebte Desk Sharing Modelle sind z.B.:

• Hot Desking: Dieses Konzept funktioniert nach dem Prinzip der Flexibilität. Mitarbeitende haben keinen festen Arbeitsplatz, sondern suchen sich täglich einen freien Schreibtisch aus.
  
  
• Hotelling: Hotelling ist ein Konzept, das dem Hot Desking ähnelt, jedoch eine höhere Planbarkeit und Struktur bietet. Beim Hotelling reservieren Mitarbeitende Arbeitsplätze im Voraus für einen bestimmten Zeitraum, ähnlich wie bei der Buchung eines Hotelzimmers.
  
  
• Activity Based Working: Es bietet verschiedene Arbeitsumgebungen, die auf die jeweilige Tätigkeit abgestimmt sind. Die Grundidee des Activity Based Working Konzepts ist, dass es für jede Aufgabe ein optimales Umfeld gibt. Dafür wird das Büro in verschiedene Zonen eingeteilt z.B. verschieden große Gruppenräume oder stille Zonen.

Mehr Infos zu den verschiedenen Desk Sharing Konzepten findest du in unserem ausführlichen Beitrag.

Was sind Vor- und Nachteile des Desk Sharings?

Welche Vor- und Nachteile bringt Desk Sharing mit sich und wie wirkt es sich auf die Arbeitsweise in Unternehmen aus? Während dieses flexible Arbeitsplatzmodell zahlreiche Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen müssen.

Die wesentlichen Vorteile von Desk Sharing sind unteranderem: 

• Effiziente Raumnutzung
  Durch flexibles Arbeiten wird das Büro optimal genutzt, da Arbeitsplätze bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt werden.
  
  
• Kosteneinsparungen
  Weniger feste Arbeitsplätze bedeuten weniger Raum- und Ressourcenbedarf, was zu deutlichen Kosteneinsparungen führen kann.
  
  
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz nach individuellen Bedürfnissen zu wählen, fördert die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.

Diese Herausforderungen müssen beachtet werden:

• Widerstand gegen Veränderungen
  Mitarbeitende können Widerstand gegen die Umstellung von festen Arbeitsplätzen auf Desk Sharing zeigen, insbesondere wenn sie an persönliche Arbeitsroutinen gebunden sind.
  
  
• Bedenken beim Datenschutz
  Die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen kann Datenschutzbedenken hervorrufen, insbesondere wenn es um persönliche Arbeitsmaterialien und vertrauliche Informationen geht.
  
  
• Sorge um die Privatsphäre
  Die offene Struktur von Desk Sharing kann zu einem Mangel an privatem Raum führen, was für einige Mitarbeitende unangenehm sein kann.

Regeln und Arbeitsrecht

Eine erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing erfordert klare Regeln und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben. 

Die Arbeitsstättenverordnung gibt Folgendes vor: 

Laut § 3a ArbStättV sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitsstätten so einzurichten und zu betreiben, dass eine Gesundheitsgefährdung für Arbeitnehmende vermieden wird. Dazu werden mögliche Risiken für Sicherheit und Gesundheit in einer Gefährdungsbeurteilung ermittelt.

Durch die flexible Nutzung Arbeitsplätzen werden verschiedene Arbeitsmittel oft von mehreren Personen verwendet. Hier müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass nicht nur die Büros, sondern auch die entsprechenden Arbeitsmittel regelmäßig gereinigt werden und den hygienischen Anforderungen entsprechen (laut § 4 ArbStättV).

Außerdem haben Arbeitgeber die eigenverantwortliche Aufgabe, auch ergonomische Anforderungen zu bestimmen und zu erfüllen. 

Gut zu wissen:

Arbeitnehmende haben grundsätzlich kein Recht auf feste Arbeitsplätze. Es ist also möglich, Desk Sharing einseitig anzuordnen und anschließend einzuführen. Im Normalfall basiert die Einführung von Desk Sharing Konzepten auf einer Betriebsvereinbarung.

Weitere Voraussetzungen und Anforderungen

• Einführung einer Clean Desk Policy: Alle Arbeitsplätze sollten am Ende des Tages sauber und frei von persönlichen Gegenständen sein. Das sorgt nicht nur für Ordnung, sondern erhöht auch die Datensicherheit.
  
  
• Einheitliche Gestaltung der Arbeitsplätze: Jeder Arbeitsplatz sollte identisch ausgestattet sein, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeitende sofort loslegen kann, unabhängig davon, wo er sitzt.
  
  
• Beachtung des Datenschutzes: Sensible Daten müssen geschützt werden. Dies kann durch abschließbare Schränke für persönliche Unterlagen und durch den Einsatz von Sichtschutzfiltern auf Monitoren erreicht werden.
  
  
• Wahl der richtigen Desk Sharing Software: Nutze effiziente Buchungssysteme wie desk.ly. Die Software zeigt dir die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit und bietet eine einfache Reservierung. 

Desk Sharing Beispiele und Branchen

Unternehmen aus verschiedenen Sektoren setzen aktuell auf Desk Sharing, um ihre Büroflächennutzung zu optimieren und ihren Mitarbeitenden ein modernes Arbeitsumfeld zu bieten. Hier sind einige Beispiele und Branchen, in denen Desk Sharing erfolgreich implementiert wurde:

• IT Dienstleister: In der schnelllebigen IT- und Technologiebranche ist Flexibilität entscheidend. Desk Sharing ermöglicht es Mitarbeitenden, je nach Projektanforderungen und Teamzusammenstellungen ihren Arbeitsplatz frei zu wählen. Unternehmen wie Start-ups und große Tech-Konzerne nutzen diese Methode, um die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen zu fördern.
  
  
• Finanzdienstleistungen: Banken und Versicherungen setzen vermehrt auf flexible Arbeitsmodelle, um die Büroflächen optimal zu nutzen. Die Sparkasse Oberpfalz Nord konnte mit Hilfe von desk.ly Leerstände identifizieren. So gelang es auf eine ganze Etage zu verzichten und diese zu vermieten.
  
  
• Öffentliche Verwaltung: Das Image der veralteten Bürokultur in der öffentlichen Verwaltung ist längst nicht mehr aktuell. Auch Behörden und Ämter setzen zunehmend auf Desk Sharing, um ihre Büroflächen besser auszulasten und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern. Hier gelten allerdings besondere Regeln. In unserem Beitrag für die öffentliche Verwaltung, findest du ausführliche Infos. 

Desk Sharing Erfahrungen

Du bist noch nicht überzeugt? Unsere Kunden berichten von ihren positiven Erfahrungen mit Desk Sharing und wie es ihren Arbeitsalltag verbessert hat.

edding AG

Durch die Corona Pandemie musste sich auch die edding AG an die veränderten Umstände anpassen. So kam es neben der Einführung von Home Office und Abstandsregelungen Ende des  Jahres 2022 schließlich zur vorübergehenden Schließung von vier Gebäuden. Ziel der Schließungen war es, Energiekosten einzusparen. Doch wohin mit den Mitarbeitenden?

Im April 2021 führt die HR Abteilung gemeinsam mit dem Betriebsrat die Möglichkeit des hybriden Arbeitens und des Desksharings ein. So bekommen Mitarbeitende der edding AG die Chance, Desksharing mit Hilfe der Desk Sharing Software von desk.ly auszuprobieren und die Vorzüge des Flex Offices kennenzulernen. Mittlerweile ist der Einsatz von desk.ly an den zwei Hauptstandorten nicht mehr wegzudenken.

Rotkäppchen-Mumm

Rotkäppchen-Mumm beschäftigte such schon länger mit Themen wie dem hybriden Arbeiten. Durch die vermehrte Nutzung von Mobilarbeit wurde nun ein Tool benötigt, das Arbeitsprozesse rund um die Organisation und Buchung von Arbeitsplätzen vereinfacht und unterstützt.

Als Rotkäppchen-Mumm im Februar 2022 nach einem internen Testlauf desk.ly im Unternehmen ausrollte und kommunizierte, stand vor allem der Drang, das neue Arbeitsplatzmodell zu unterstützen und eine standortübergreifende Lösung zu finden, im Fokus. Für die Entscheidungsfindung war es von hohem Stellenwert, dass das Tool intuitiv zu bedienen ist und den Mitarbeitenden im Alltag eine Erleichterung darstellt.

Kundenstimmen

Desk Sharing - Häufige Fragen & Antworten