So geht Desk Sharing im öffentlichen Dienst
Desk Sharing ist nicht mehr nur etwas für hippe Start-ups – auch die öffentliche Verwaltung sieht die Vorteile. Die Arbeitswelt im öffentlichen Sektor erlebt durch Desk Sharing bedeutende Veränderungen und Innovationen. Mit flexiblen Arbeitsmodellen und Digitalisierung im Fokus, müssen Behörden ihre Büros clever nutzen und ein angenehmes Arbeitsumfeld schaffen.
Inhalt
- Das Desk Sharing-Konzept
- Lässt sich Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung umsetzen?
- Erfolgreiche Implementierung im öffentlichen Dienst
- Desk Sharing braucht Regeln
- Die DSGVO beim Desk Sharing einhalten
- Desk Sharing in der Praxis: Eine Erfolgsgeschichte aus der öffentlichen Verwaltung
Das Desk Sharing-Konzept
Stell dir vor, du hast jeden Tag die Freiheit, deinen Arbeitsplatz neu zu wählen – genau das ist Desk Sharing. Dabei gibt es weniger Schreibtische als Mitarbeitende, was Flexibilität und Teamwork fördert. Diese dynamische Arbeitsweise und Arbeitsplatzorganisation, bezieht sich auf die flexible Zuordnung von Arbeitsplätzen, bei der die Raumauslastung optimiert wird. Sie kann im gesamten Unternehmen oder nur in bestimmten Abteilungen eingeführt werden, während andere ihre festen Plätze behalten.
Lässt sich Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung umsetzen?
Desk Sharing lässt sich auch in der öffentlichen Verwaltung umsetzen. Auch wenn es auf den ersten Blick ungewohnt erscheint, können Behörden und Verwaltungen genauso von Desk Sharing profitieren wie Unternehmen der Privatwirtschaft. Die Einführung von Desk Sharing steigert die Effizienz, spart Platz und verbessert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitenden. Unser Blog erklärt auch, welche Vorteile Desk Sharing mit sich bringt.
Natürlich gibt es spezielle Herausforderungen im öffentlichen Dienst, wie beispielsweise Datenschutzanforderungen und die Notwendigkeit, vertrauliche Informationen sicher zu behandeln. Doch mit einer sorgfältigen Planung und klaren Richtlinien lassen sich diese Hürden überwinden. Desk Sharing ermöglicht es den Mitarbeitenden, flexibel zwischen Büro und Home Office zu wechseln, was eine bessere Work-Life-Balance fördert. Wichtig ist es, den Wandel gut zu kommunizieren und alle Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen, um Akzeptanz und Verständnis zu fördern.
Desk Sharing – erfolgreiche Implementierung im öffentlichen Dienst
Damit Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung reibungslos klappt, braucht es eine gute Vorbereitung. Hier sind die ersten Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung:
- Analyse und Bedarfsplanung
Finde heraus, was deine Mitarbeitenden wirklich brauchen und welche Abteilungen am meisten von Desk Sharing profitieren könnten. Das schafft eine solide Basis für deine Planung. - Klare Richtlinien und Schulungen
Klare Regeln und Schulungen bieten Orientierung. Deine Mitarbeitenden müssen wissen, wie Desk Sharing funktioniert, wie sie Arbeitsplätze buchen und welche internen Richtlinien es gibt. - Technologische Unterstützung
Setze auf die richtige Technik. Buchungssoftware, Zugangskontrollsysteme und Kommunikationstools helfen dabei, Desk Sharing reibungslos zu gestalten. - Flexibilität und Anpassung
Desk Sharing ist nicht gleich Desk Sharing. Dein Konzept sollte flexibel genug sein, um sich an die speziellen Bedürfnisse verschiedener Abteilungen anzupassen. - Feedback
Höre auf deine Mitarbeitenden! Regelmäßiges Feedback hilft dir, die Strategie zu verbessern und stellt sicher, dass alle zufrieden sind.
Desk Sharing braucht Regeln
Damit Desk Sharing auch im Alltag reibungslos läuft, sind ein paar einfache Regeln wichtig.
Hier sind die wichtigsten auf einen Blick:
| Clean Desk Policy |
| Einheitliche Arbeitsplätze |
| Buchungssystem |
| Schließfächer |
| Technologische Ausstattung |
| Ergonomie |
Öffentliche Verwaltung und Datenschutz
2020 führten Bitkom und DStGB eine Umfrage bei 623 deutschen Kommunen durch. Dabei ging es um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung und unter anderem die Möglichkeiten für New Work Modelle.
Bei der Umfrage gaben 21 Prozent der Befragten an, sie hätten “Bedenken bezüglich Datenschutz und Datensicherheit”. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten, z. B. durch:
- Zugangskontrollen
Implementiere strenge Zugangskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Bereiche oder Daten zugreifen können. - Verschlüsselung und Datensicherung
Stelle sicher, dass alle Daten angemessen verschlüsselt und gesichert sind. - Schulungen und Sensibilisierung
Sensibilisiere deine Mitarbeitenden für die Bedeutung des Datenschutzes und biete Schulungen an, um sicherzustellen, dass sie die Best Practices im Umgang mit sensiblen Informationen verstehen. - Regelmäßige Überprüfungen und Audits
Führe regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits durch, um sicherzustellen, dass alle Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
Die Implementierung von Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung erfordert eine sorgfältige Planung, klare Richtlinien und die Gewährleistung von Datenschutz und Sicherheit. Mit einer gut durchdachten Strategie können öffentliche Behörden die Vorteile dieses flexiblen Arbeitsplatzmodells nutzen und gleichzeitig die Integrität und Sicherheit ihrer Daten wahren.
Sicherheit deiner Daten
Die Daten von desk.ly werden in Servern in Deutschland gehostet. Somit gewährleisten wir den Sicherheitsstandard entsprechend der DSGVO für die sensiblen Daten deiner Mitarbeitenden.
Desk Sharing in der Praxis: Erfolgsgeschichte aus der öffentlichen Verwaltung
Bereits nach kurzer Zeit zeigte sich, dass desk.ly den modernen Arbeitsalltag vereinfacht hat. Die Mitarbeitenden können sich schon im Vorfeld den Arbeitsplatz ihrer Wahl buchen und wissen damit direkt beim Betreten der Räumlichkeit, wo sie sitzen. Dank der Features “Wer ist im Büro” und “Merkmale von Arbeitsplätzen” können nun auch tagesabhängige individuelle Bedürfnisse berücksichtigt werden!
“Auf die individuellen Bedürfnisse eingehen zu können, ist großartig!”
—Jörg Stritzelberger, IT-Leiter der Stadtverwaltung Metzingen
👉 Hier findest du die gesamte Success Story der Stadtverwaltung Metzingen.
Desk Sharing im öffentlichen Dienst
Shared Desks in der öffentlichen Verwaltung einzuführen und effizient zu organisieren kann eine Herausforderung sein. Diese 7 Praxistipps umfassen die Pilotierung, die Erstellung interner Richtlinien, die Wahl der Software und vieles mehr.