Hybrides Arbeiten – Tipps für die Implementierung

Stell dir vor, du könntest die Vorteile des Büroalltags mit der Flexibilität des Homeoffice für dein Team kombinieren – klingt verlockend, oder? Genau das verspricht hybrides Arbeiten, das in vielen Unternehmen heiß diskutiert wird. Doch was genau bedeutet es, hybrid zu arbeiten?

In diesem Beitrag nehmen wir das hybride Arbeitsmodell unter die Lupe: Wir erklären dir, was es ausmacht, warum es so beliebt ist und welche Modelle bei Mitarbeitenden besonders gut ankommen. Außerdem beleuchten wir die Vor- und Nachteile und helfen dir herauszufinden, ob ein hybrides Arbeitsmodell zu deinem Unternehmen passt. Praktische Tipps zur erfolgreichen Umsetzung haben wir natürlich auch im Gepäck.

Was ist hybrides Arbeiten?

Mobiles Arbeiten, Homeoffice, Telearbeit, hybride Arbeit – diese Begriffe hast du sicher schon oft gehört. Aber was genau steckt dahinter und wie unterscheiden sie sich? Oder ist am Ende alles dasselbe?

Mobiles Arbeiten, Telearbeit und Co. – Was bedeutet was?

Facts: Den Begriff "Homeoffice" gibt es so im deutschen Arbeitsrecht nicht.

Stattdessen wird hier zwischen mobilem Arbeiten und Telearbeit unterschieden. Lass uns das mal aufdröseln:

Hybrides Arbeiten: Die Freiheit, die du brauchst

Hybrides Arbeiten, abgeleitet vom englischen "Hybrid Work", steht für eine flexible Arbeitsweise, bei der du sowohl im Büro als auch von zu Hause oder unterwegs arbeiten kannst. Einfach gesagt ist es die Mischung aus Präsenz im Büro und Remote-Arbeit. Das gibt dir die Freiheit, deinen Arbeitsort so zu wählen, wie es am besten zu deinen aktuellen Aufgaben oder deiner Lebenssituation passt.

Hybrid Work will gut organisiert sein

Bei so viel Flexibilität wird es im Unternehmen natürlich schwieriger mitzuverfolgen, wer wann wo arbeitet. Dabei wiederum unterstützt dich die Technik. Mit einer Hybrid Work Software koordiniert dein Team seine Anwesenheiten. In desk.ly beispielsweise könnt ihr euren Status pflegen (im Büro, mobil oder abwesend) und sehen wer wann im Büro sein wird.  

Da beim hybriden Arbeiten ohnehin nicht alle Mitarbeitenden zugleich vor Ort sind, kombinieren viele Unternehmen das Konzept mit Desk Sharing. Dabei hat nicht jede:r einen festen Platz, sondern man teilt sich die Schreibtische nach Bedarf. Auch das organisiert ihr über die Software sehr transparent, indem ihr euch den gewünschten Platz vorab reserviert.

Das sagen Studien zu Hybrid Work

Während viele Unternehmen weltweit auf die Flexibilität hybrider Arbeitsmodelle setzen, holen einige ihre Mitarbeitenden wieder zurück ins Büro oder führen sogar eine Präsenzpflicht ein. Kann das gut gehen?

Wir haben nachgefragt – Nur 6 % der Teilnehmenden arbeiten gerne ausschließlich im Büro. Der klare Favorit ist das hybride Modell, das 78 % der Teilnehmenden bevorzugen.

Die Langzeitstudie "Okta Hybrid Work Report 2023" macht deutlich, dass Mitarbeitende, die remote arbeiten, oft als produktiver oder mindestens genauso produktiv gelten wie ihre Kolleg:innen vor Ort. Diese Erkenntnis unterstreicht, dass Flexibilität nicht auf Kosten der Leistung geht – im Gegenteil, sie ist sogar förderlich.

Eine weitere Studie, die "Back to Office" des HR-Beratungsunternehmens Königsteiner Gruppe, zeigt auf, dass viele Mitarbeitende sich im Homeoffice deutlich wohler und weniger gestresst fühlen als im Büro. Diese entspanntere Atmosphäre trägt dazu bei, dass sie während und nach der Arbeit ausgeglichener sind. Aber was passiert, wenn Unternehmen jetzt auf die Idee kommen, alle wieder ins Büro zu zwingen? Die Antwort: Sie riskieren, dass Mitarbeitende unzufrieden werden und sich nach neuen beruflichen Möglichkeiten umsehen.

Statt auf eine vollständige Rückkehr ins Büro zu setzen, ist es für dein Unternehmen sinnvoller, ein flexibles, hybrides Modell zu entwickeln, das die Stärken von Präsenz- und Remote-Arbeit vereint. So kannst du nicht nur die Produktivität hochhalten, sondern auch die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden langfristig sichern.

Hybride Arbeitsmodelle im Überblick

Zwar sind Experten sich einig, dass hybrides Arbeiten nicht mehr wegzudenken ist. Doch Unternehmen haben noch immer viel Gestaltungsfreiraum, um das Modell auf ihre Anforderungen zuzuschneiden. 

Die Hybrid Work Matrix der London Business School Professorin Lynda Gratton, hilft dabei, die verschiedenen Modelle zu verstehen. Hier sind die vier Hauptmodelle:

Welche Hybrid Work Modelle bevorzugen Mitarbeitende? 

In der Praxis wird häufig eine Mischung aus den vier Modellen genutzt. Sehen wir uns die Arbeitsmodelle an, die bei Mitarbeitenden am beliebtesten sind.

Office-first-Modell

Beim Office-first-Modell ist das Büro der Hauptarbeitsplatz, und mobiles Arbeiten oder Telearbeit werden oft auf 0 bis 20 Prozent begrenzt. Auch in Zeiten, in denen alle über Hybrid Work sprechen, bleibt dieses Modell für manche Unternehmen und Mitarbeitende attraktiv. Nicht jede Tätigkeit lässt sich remote durchführen. 

Außerdem gibt es Mitarbeitende, die gerne im Büro arbeiten. Für einige ist das Büro die gewohnte Umgebung, in der sie sich am wohlsten fühlen und eine klare Trennung von Arbeit und Privatem haben. 

Das 60:40-Modell

Das 60:40-Modell, auch bekannt als 3+2-Modell, vereint das Beste aus Präsenzarbeit und mobilem Arbeiten. Bei diesem hybriden Modell liegt der Anteil an mobiler Arbeit zwischen 40 und 60 Prozent, der Rest der Arbeitszeit wird im Büro verbracht.

Laut einer Studie von Barco gilt die Aufteilung von drei Tagen im Büro und zwei Tagen im Homeoffice als optimal. Diese Mischung ermöglicht es den Mitarbeitenden, das Beste aus beiden Welten zu nutzen: Im Büro profitieren sie von den sozialen Kontakten und der einfacheren Zusammenarbeit, während sie zu Hause mehr Flexibilität und Freiheit genießen können.

Remote-first-Modell

Bei diesem Modell steht das mobile Arbeiten klar im Vordergrund. Mitarbeitende arbeiten in der Regel 80 bis 100 Prozent ihrer Zeit außerhalb des Büros. Es ist also völlig normal, dass man nur selten oder gar nicht im Unternehmen anzutreffen ist. Besonders in der IT-Branche hat sich dieses Modell bewährt, da es die nötige Flexibilität bietet, die in dieser Branche oft gefragt ist. Außerdem macht es Unternehmen beim Recruiting unabhängig vom Standort und kann Talente im ganzen Land – oder sogar in der ganzen Welt – suchen.

Vorteile und Herausforderungen der hybriden Arbeit

Hybrides Arbeiten – die Vorteile

• • Flexibilität pur: Mitarbeitende entscheiden, wo sie am produktivsten sind – im Büro, zu Hause oder vielleicht im Lieblingscafé um die Ecke.

  • Bessere Work-Life-Balance: Endlich mehr Zeit für Familie, Hobbys oder einfach nur für sich selbst, weil der tägliche Pendelstress wegfällt.

  • Mehr Zufriedenheit: Flexibles Arbeiten macht Mitarbeitende glücklicher, was sich positiv auf ihre Motivation und Leistung auswirkt.

  • Höhere Produktivität: Mitarbeitende können ihre Arbeit so einteilen, wie es ihnen am besten passt – konzentriertes Arbeiten zu Hause und kreative Meetings im Büro.

  • Kosten sparen: Weniger Pendeln bedeutet weniger Ausgaben für die Anfahrt und das Mittagessen außer Haus.

  • Talente anziehen und halten: Unternehmen, die Hybrid Work anbieten, sind attraktiver für Top-Talente aus der ganzen Welt.

  • Weniger Krankmeldungen: Mitarbeitende, die flexibler arbeiten können, bleiben häufiger gesund und fallen seltener aus.

  • Umweltfreundlich: Weniger Pendeln heißt auch weniger CO2-Ausstoß – gut fürs Klima!

Hybrides Arbeiten – die Nachteile

• • Kommunikations-Vakuum: Wenn man sich im Büro gegenübersitzt oder spontant an der Kaffeemaschine trifft, ist es leichter sich auszutauschen. Im hybriden Setting müssen solche Möglichkeiten gezielt geschaffen werden. 

• • Isolation im Homeoffice: Zu Hause arbeiten klingt super, kann aber auch einsam werden. Der Plausch mit den Kolleg:innen oder das gemeinsame Mittagessen fehlen einfach.

• • Proximity Bias: Wer öfter im Büro ist, könnte eher wahrgenommen und bevorzugt werden. Das kann zu Spannungen führen, wenn sich Remote Mitarbeitende benachteiligt fühlt.

• • Unternehmenskultur auf Sparflamme: Die gemeinsame Unternehmenskultur zu pflegen, wird schwieriger, wenn alle verstreut arbeiten. Gemeinsame Werte und der Teamspirit geraten da schnell in den Hintergrund.

• • Mitarbeiterentwicklung auf Distanz: Schulungen, Mentoring und die Einarbeitung neuer Kolleg:innen können im hybriden Modell zur Herausforderung werden. Der persönliche Kontakt fehlt einfach.

Passt ein hybrides Arbeitsmodell zu deinem Unternehmen?

Welches Modell für hybrides Arbeiten passt zu deinem Unternehmen? Diese Fragen helfen dir, das herauszufinden:

• • Wie viel Flexibilität soll es sein? Willst du, dass dein Team eine gute Mischung aus Büro- und Homeoffice-Tagen hat? Möchtet ihr eine Quote definieren oder ermöglicht ihr den Mitarbeitenden mehr Selbstbestimmung?

  • Für wen gilt es? Soll das hybride Modell für alle Mitarbeitenden gelten oder nur für ausgewählte Teams? Sollen Onboardings neuer Mitarbeitender oder Projektarbeit generell vor Ort stattfinden?

  • Wie sehr sind die Teams voneinander abhängig? Müssen bestimmte Abteilungen eng zusammenarbeiten, oder können sie ihre Projekte auch remote voranbringen? Welche Tools benötigt ihr, um gemeinsame Projekte digital zu koordinieren?

Wenn du diese Fragen beantwortet hast, bist du auf einem guten Weg. Jetzt geht’s an die Details – hybride Arbeit steht nämlich auf neun wichtigen Säulen, die du im Blick haben solltest.

Hybrides Arbeiten – Regeln und Tipps für die Implementierung

Du bist bereit, das hybride Arbeiten in deinem Unternehmen einzuführen? Hier sind praktische Tipps, damit die Umstellung reibungslos klappt und alle an einem Strang ziehen.

Gutes Fundament schaffen

Wenn du das hybride Arbeitsmodell für alle Abteilungen einführen möchtest, stell sicher, dass es für alle ähnlich gut funktioniert. So bleibt es fair und transparent. Leg fest, wie die Zusammenarbeit aussehen soll – zum Beispiel könnten Meetings standardmäßig online stattfinden, damit niemand außen vor bleibt.

Vertrauenskultur entwickeln

Setze auf Vertrauen statt auf ständige Kontrolle. Ermutige deine Mitarbeitenden dazu, eigenständig zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen. Wichtig ist, dass du mehr auf die Ergebnisse achtest und weniger darauf, wie viele Stunden jemand am Schreibtisch sitzt.

Führungskräfte schulen

Führungskräfte spielen eine Schlüsselrolle bei der Einführung des hybriden Arbeitens. Sie sollten in der Lage sein, ihre Teams bei der Umstellung zu unterstützen und innovative Ideen auszuprobieren. 

Rechtliche Grundlagen klären

Die Spielregeln müssen klar sein. Halte alle relevanten Punkte wie Arbeitszeitmodelle, Ausstattung und Datenschutz im Arbeitsvertrag oder in Zusatzvereinbarungen fest. So weiß jede:r, worauf er oder sie sich einlässt und welche Grenzen gelten.

Testen und Anpassen

Kein Plan ist in Stein gemeißelt. Teste das hybride Modell und sei bereit, Anpassungen vorzunehmen. Regelmäßige Performance-Reviews und eine passende Hybrid Work Software helfen dir, den Überblick zu behalten und die Arbeitsweise stetig zu verbessern.

Technische Ausstattung und Schulungen

Deine Mitarbeitenden brauchen das richtige Equipment und die passende Software, um von überall aus effektiv arbeiten zu können. Achte darauf, dass alles DSGVO-konform ist und schule dein Team in den neuen Tools und Arbeitsmethoden.

Rotationsplan erstellen

Für mehr Planungssicherheit sorgt ein Rotationsplan, in dem festgelegt ist, wer wann von wo arbeitet. So bleibt alles übersichtlich und Missverständnisse werden vermieden.

Teamrollen klar definieren
Mit Role Cards könnt ihr Verantwortlichkeiten und Ziele im Team klar definieren und dokumentieren – so sind alle auf dem gleichen Stand.

Startklar für Hybrid Work?

Hybrides Arbeiten klingt ziemlich verlockend – mehr Flexibilität, eine bessere Work-Life-Balance und sogar gesteigerte Produktivität. Aber wie bei jeder großen Veränderung gibt es auch Herausforderungen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, gut vorbereitet zu sein:

Schaffe ein solides Fundament, baue Vertrauen auf, sorge für klare Kommunikation und sei bereit, regelmäßig anzupassen und zu optimieren. Wenn du diese Punkte im Blick behältst, steht deinem hybriden Arbeitsmodell  nichts mehr im Weg.