Kosteneinsparung

Bürofläche pro Mitarbeiter:in

Yulia Zhuravleva
Feb 10, 2025

Büroflächen sind ein großer Kostenfaktor für Unternehmen – aber werden sie tatsächlich optimal genutzt? Während manche Büros zu viel Platz ungenutzt lassen, fühlen sich andere Teams in zu kleinen Räumen eingeengt. Mit steigenden Immobilienpreisen und neuen Arbeitsmodellen wie Homeoffice und hybrider Arbeit ist es wichtiger denn je, die optimale Bürofläche pro Mitarbeiter zu finden.

In diesem Beitrag gehen wir der Frage auf den Grund, wie Unternehmen ihre Büroflächenoptimierung umsetzen können. Wir fragen, wie viel Bürofläche ein:e Mitarbeiter:in braucht, beleuchten aktuelle Benchmarks, zeigen Einsparpotenziale bei den Kosten für Bürofläche auf und erklären, wie du mit innovativen Tools und Konzepten wie Desk-Sharing das Beste aus deinen Räumen herausholst.

Die wichtigsten Vorgaben im Überblick

Mindestanforderungen an die Bürofläche:

  • Pro Mitarbeiter: mindestens 8 m² für einen Arbeitsplatz
  • Für jeden zusätzlichen Arbeitsplatz: mindestens 6 m²

Flächenrichtwerte in der Praxis:

  • Zellenbüro: 8 bis 12 m² pro Arbeitsplatz
  • Großraumbüro: 12 bis 15 m² pro Arbeitsplatz

Bewegungsfläche am Arbeitsplatz:

  • Mindestens 1,50 m² Bewegungsraum
  • Mindesttiefe und -breite: 1,0 m

Lichte Raumhöhe von Büroräumen:

  • Abhängig von der Grundfläche
  • Mindestens 2,50 m

Was versteht man unter Bürofläche?

Die Bürofläche umfasst alle Räume und Bereiche, die in einem Büro für das Arbeiten genutzt werden – sei es der eigentliche Arbeitsplatz, Wege zwischen den Schreibtischen oder die Fläche für Möbel und Technik. Doch Büro ist nicht gleich Büro: Damit du die optimale Bürofläche pro Arbeitsplatz realisierst und zugleich jeder Arbeitsplatz angenehm und sicher ist, müssen verschiedene Flächen richtig eingeplant werden. Dabei gibt es einige Begriffe, die du kennen solltest.

Bewegungsfläche – Damit du dich frei bewegen kannst

Niemand will den ganzen Tag eingequetscht zwischen Tisch und Wand sitzen. Bewegungsflächen sind die freien Bereiche um deinen Arbeitsplatz, die dir erlauben, dich zu drehen, aufzustehen oder mal einen Schritt zurückzutreten. Mindestens 1,5 Quadratmeter sollten nach Vorgaben des Arbeitsschutzes als Bürofläche pro Mitarbeiter:in zur Verfügung stehen – genug Platz, um dich bequem zu bewegen.

Bewegungsfreiraum – Mehr als nur Platz auf dem Boden

Neben der Bewegungsfläche auf dem Boden gibt es auch den Bewegungsfreiraum – also den Raum um dich herum, der dir Luft und Freiheit gibt. Niemand arbeitet gerne in einem überfüllten Büro mit tief hängenden Regalen oder engen Ecken, in denen man sich den Kopf stößt.

Verkehrsfläche – Deine Wege durchs Büro

Ob auf dem Weg zum Drucker, zur Kaffeeküche oder zum nächsten Meeting – Verkehrsflächen sind die Gänge und Wege im Büro. Sie müssen breit genug sein, damit sich nicht alle ständig aneinander vorbeiquetschen müssen. Vor allem für Flucht- und Rettungswege gibt es klare Vorschriften, die für Sicherheit sorgen.

Stellflächen – Wo Möbel & Technik stehen

Jeder Schreibtisch, jede Pflanze und jeder Schrank braucht seinen Platz – das sind die sogenannten Stellflächen. Hier geht es darum, clever zu planen: zu viele Möbel engen das Büro ein, zu wenige lassen den Raum leer und ungemütlich wirken. Die Kunst liegt darin, eine Balance zu finden.

Funktionsflächen – Für bewegliche Elemente

Klingt technisch, ist aber einfach: Funktionsflächen sind die Bereiche, die du brauchst, damit Möbel und Geräte richtig genutzt werden können. Dazu gehört zum Beispiel der Platz, den eine Tür zum Öffnen braucht, oder der Raum für die ausgezogene Schublade deines Schreibtischcontainers.

Sicherheitsflächen – Für deine Sicherheit

Sicherheitsflächen sind Reserven, die verhindern, dass es im Büro zu gefährlichen Situationen kommt. Sie sorgen dafür, dass Fluchtwege frei bleiben, niemand über herumstehende Kabel stolpert und alle genügend Abstand zu Maschinen oder Technik haben.

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Warum die Bürofläche pro Mitarbeiter:in wichtig ist

Die Größe der Bürofläche pro Mitarbeitende hat einen direkten Einfluss auf Produktivität, Wohlbefinden und Kosten. Zu wenig Platz kann dazu führen, dass du dich eingeengt fühlst, unkonzentriert arbeitest oder durch mangelnde Bewegungsfreiheit sogar gesundheitliche Probleme entwickelst. Zu viel ungenutzter Raum hingegen bedeutet unnötig hohe Miet- und Betriebskosten. Deshalb ist es entscheidend, die Bürofläche optimal zu nutzen.

Einfluss auf Gesundheit und Arbeitsschutz

Durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter:in in Deutschland

Für die durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter:in in Deutschland gibt es gesetzliche Mindestanforderungen: Laut den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR A1.2) gilt:

  • Für Bildschirmarbeitsplätze in Einzelbüros sollten mindestens 8-10 m² pro Person zur Verfügung stehen.

  • In Mehrpersonenbüros (z. B. mit zwei bis sechs Mitarbeiter:innen) liegt der empfohlene Wert bei 10-12 m² pro Person.

  • Großraumbüros benötigen noch mehr Platz, meist 12-15 m² pro Mitarbeiter:in, um Lärm- und Konzentrationsprobleme zu vermeiden.

Diese Vorgaben berücksichtigen unter anderem Bewegungsflächen, Verkehrswege und Sicherheitszonen, die für eine ergonomische Arbeitsumgebung notwendig sind. 

Produktivität und Wohlbefinden

Ein zu enger Arbeitsplatz kann Stress verursachen, weil  du das Gefühl hast, ständig von Kolleg:innen „umzingelt“ zu sein. Gleichzeitig kann zu viel Freiraum in großen, schlecht genutzten Büros zu einem Gefühl der Isolation führen.

Ein gut durchdachtes Büro bietet:
✅ Genügend Bewegungsfreiheit für ein angenehmes Arbeiten.
✅ Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten – gerade in Großraumbüros essentiell.
✅ Genug Abstand zwischen den Arbeitsplätzen, um Ablenkung und Stress zu reduzieren.
✅ Ergonomische Gestaltung, um gesundheitlichen Problemen vorzubeugen.

büroflächenoptimierung

Durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter:in in Deutschland und weltweit

In Deutschland müssen pro Mitarbeiter:in mindestens 8 Quadratmeter Bürofläche zur Verfügung stehen. Diese Vorgabe stammt aus den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR A1.2) und dient dazu, genügend Bewegungsfreiheit und eine ergonomische Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Tatsächlich liegt die durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter:in oft höher, je nach Unternehmenstyp und Branche, meist zwischen 12 und 15 Quadratmetern.

Deutschland

In Deutschland müssen pro Mitarbeitende mindestens 8 Quadratmeter Bürofläche zur Verfügung stehen. Diese Vorgabe stammt aus den Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR A1.2) und dient dazu, genügend Bewegungsfreiheit und eine ergonomische Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Tatsächlich liegt die durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter:in oft höher, je nach Unternehmenstyp und Branche meist zwischen 12 und 15 Quadratmetern.

Frankreich

In Frankreich  sehen die gesetzlichen Mindestanforderungen  für jeden:e Arbeitnehmer:in mindestens 6 Quadratmeter vor. Gerade in Städten mit hohen Mietpreisen, wie Paris, wird oft versucht, Büroflächen so effizient wie möglich zu nutzen.

USA

In den USA stehen Mitarbeiter:innen im Durchschnitt mindestens 10 Quadratmeter Bürofläche zur Verfügung. Viele klassische Bürokonzepte in den USA bieten allerdings deutlich mehr Platz, besonders in Einzelbüros oder traditionellen Großunternehmen, wo  Raumgrößenzwischen 15 und 20 Quadratmetern keine Seltenheit sind. In modernen Coworking- oder Start-up-Umgebungen kann die Bürofläche  hingegen auf 8-10 Quadratmeter reduziert sein.

Asien (Japan, China, Singapur)

In asiatischen Metropolen, besonders in Tokio, Hongkong oder Singapur, ist der Platz pro Mitarbeiter:in etwas stärker begrenzt. Hier liegt die Bürofläche pro Person zumeist bei 6 bis 8 Quadratmetern – deutlich weniger als in den USA. Das liegt vor allem an den extrem hohen Mietpreisen und der dichten Bebauung in diesen Städten. Um Platz zu sparen, setzen Unternehmen in diesen Regionen vermehrt auf Shared-Desk-Konzepte und flexible Arbeitsbereiche.

Hybrides Arbeiten und die Zukunft der Büroflächenplanung

Feste Schreibtische für alle? Das war einmal. Da viele Mitarbeitende nicht mehr täglich im Büro sind, ergeben sich völlig neue Möglichkeiten, den Raum effizienter und flexibler zu gestalten.  Hybrides Arbeiten und Büroflächenbedarf lassen sich dabei über Desk-Sharing unkompliziert miteinander kombinieren. Niemand hat mehr einen festen Platz – stattdessen buchen sich Mitarbeiter:innen je nach Bedarf einen Schreibtisch. Das spart Fläche und schafft Platz für Kollaborationszonen, Besprechungsräume oder ruhige Ecken für konzentriertes Arbeiten.

Aber es geht noch weiter: Multi-Space-Konzepte unterteilen das Büro in verschiedene Bereiche, die unterschiedliche Arbeitsweisen unterstützen. Offene Flächen für Teamarbeit, Rückzugsorte für Deep Work und flexible Räume für Meetings oder kreative Sessions – so kann sich jede:r den passenden Arbeitsplatz aussuchen.

Damit das Ganze reibungslos funktioniert, setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Lösungen. Buchungssysteme für Arbeitsplätze, smarte Sensoren zur Flächennutzung und KI-gestützte Analysen helfen dabei, die Büroflächenoptimierung zu realisieren. So gibt es weder unnötig leere Räume noch überfüllte Bürotage.

Hybrides Arbeiten verändert also nicht nur, wo gearbeitet wird, sondern hat auch Einfluss darauf, wie moderne Büroflächennutzung aussieht: Weg von starren Strukturen hin zu flexiblen, bedarfsgerechten Arbeitswelten, die Zusammenarbeit fördern und gleichzeitig Raum für individuelles Arbeiten bieten.

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Kosten für Bürofläche pro Quadratmeter reduzieren durch smarte Optimierung

Wusstest du, dass Büroflächen in deutschen Großstädten im Schnitt nur zu 45 % ausgelastet sind? In Städten wie München kostet ein Quadratmeter Bürofläche bis zu 42 € pro Monat – und das, obwohl viele Schreibtische ungenutzt bleiben. Das bedeutet: Unternehmen zahlen oft tausende Euro für leeren Raum.

Eine der effektivsten Maßnahmen, um die Büroflächen zu optimieren ist Desk-Sharing.

Beispiel: Unternehmen, die für 100 Mitarbeiter:innen nur noch 80 Arbeitsplätze bereitstellen, können ihre Bürofläche um 20 % verkleinern. Das bedeutet nicht nur eine Reduzierung der Miete, sondern auch niedrigere Betriebskosten wie Energie, Reinigung und Instandhaltung. Je nach Standort und Mietpreisen lassen sich so 500 € bis 700 € pro Mitarbeiter:in und Jahr einsparen.

Neben kleineren Büroflächen sorgt auch eine smartere Nutzung der bestehenden Räume für Einsparungen. Wenn Besprechungsräume oft leer stehen oder Großraumbüros nicht ausgelastet sind, können Flächen anders verteilt oder sogar untervermietet werden. Digitale Buchungssysteme helfen dabei, den Bedarf besser zu steuern und ungenutzte Räume sichtbar zu machen.

Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf flexible Mietmodelle, bei denen nicht mehr langfristig große Büroflächen angemietet werden, sondern hybride Lösungen zum Einsatz kommen. Das bedeutet: Weniger fest angemietete Fläche und bei Bedarf temporäre Nutzung von Coworking-Spaces oder Meetingräumen. Durch diese Flexibilität lassen sich Fixkosten oft um bis zu 30 % senken.

Nachhaltigkeit und weitere Vorteile effizienter Büroflächen

Effiziente Büroflächen bedeuten nicht nur Kosteneinsparungen, sondern haben auch einen großen Einfluss auf Nachhaltigkeit, denn eine Reduzierung des ungenutztes Raums bedeutet einen geringeren Ressourcenverbrauch, eine optimierte Energienutzung und eine insgesamt umweltfreundlichere Arbeitsweise.

Ein großer Faktor ist der Energieverbrauch. Jeder Quadratmeter Bürofläche, der nicht mehr beheizt, beleuchtet oder klimatisiert werden muss, spart bis zu 30 % an Verbrauchskosten ein. Besonders in großen Bürogebäuden summieren sich diese Einsparungen enorm. Zudem reduziert eine kleinere Bürofläche den Materialeinsatz – weniger Möbel, weniger Bauaufwand und weniger Ressourcenverbrauch insgesamt.

Auch der CO₂-Fußabdruck lässt sich durch eine effizientere Flächennutzung deutlich verringern. Denn Bürogebäude haben einen wesentlichen Anteil am gesamten Energieverbrauch in den Städten.  Wenn gleichzeitig auf erneuerbare Energien und smarte Technologien gesetzt wird, lässt sich der ökologische Impact so weiter minimieren.

Flexibel genutzte Büroflächen ermöglichen zudem weniger Pendelverkehr. Wenn weniger feste Arbeitsplätze benötigt werden, können Mitarbeitende häufiger von zu Hause oder von Satellitenbüros aus arbeiten. Das reduziert nicht nur Verkehrsstaus und CO₂-Emissionen, sondern spart auch Zeit und steigert die Work-Life-Balance.

Effiziente Büroflächenoptimierung trägt also nicht nur dazu bei, Kosten zu senken und Ressourcen zu sparen, sondern machen Arbeitsplätze auch moderner, angenehmer und nachhaltiger. Sie sind ein wichtiger Schritt hin zu einer zukunftsfähigen und umweltbewussten Arbeitswelt.

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Tipps zur Berechnung und Optimierung der Bürofläche

Um die benötigte Bürofläche optimal zu planen, ist es wichtig, nicht einfach nach Standardwerten zu gehen, sondern die tatsächliche Nutzung der Arbeitsplätze zu analysieren.

Schritt 1: Wie viele Arbeitsplätze werden benötigt?

Die Anzahl der Arbeitsplätze hängt davon ab, wie oft die Mitarbeiter:innen tatsächlich im Büro sind. In unserem Beispiel gibt es eine angenommene Gruppe von vier Mitarbeiter:innen, die über das Jahr verteilt an 213 Tagen tatsächlich im Büro arbeiten (unter Berücksichtigung von Krankheitstagen und Feiertagen).

Wenn alle vier Mitarbeiter:innen einen eigenen festen Arbeitsplatz hätten, wären vier Schreibtische nötig. Bei einer durchschnittlichen Bürofläche von 10 m² pro Arbeitsplatz ergibt das eine Gesamtfläche von 40 m².

Schritt 2: Wie kann Desk-Sharing die Fläche reduzieren?

Da nicht alle Mitarbeiter:innen täglich im Büro sind, lässt sich durch Desk-Sharing Platz sparen. Wenn wir davon ausgehen, dass pro vier Mitarbeiter:innen nur 3,2 Schreibtische benötigt werden (ein 1:1,25 Desk-Sharing-Modell, also ein Schreibtisch für 1,25 Personen), sinkt der Flächenbedarf auf 32 m².

Das bedeutet: Durch Desk-Sharing lassen sich 20 % der Bürofläche einsparen, ohne dass es zu Platzproblemen kommt.

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Schritt 3: Wie kann die Flächennutzung weiter optimiert werden?

Neben Desk-Sharing gibt es weitere Möglichkeiten, den Flächenbedarf zu optimieren:

  • Flexible Raumkonzepte mit geteilten Arbeitsbereichen statt fester Schreibtische

  • Digitale Buchungssysteme zur besseren Steuerung der Schreibtischnutzung

  • Optimierte Meetingräume, damit nicht zu große Flächen für selten genutzte Besprechungen reserviert werden

Fazit: So sparst du Kosten und nutzt deine Bürofläche optimal

Wenn nicht alle täglich im Büro sind, lohnt es sich, deine Bürofläche effizienter zu nutzen. Durch Desk-Sharing kannst du bis zu 20 % der Fläche einsparen, was je nach Standort 500 bis 700 € pro Arbeitsplatz und Jahr an Mietkosten reduziert.

Mit Buchungssystemen und Sensoren erkennst du, welche Räume wirklich genutzt werden – so vermeidest du ungenutzte Schreibtische und überdimensionierte Meetingräume. Gleichzeitig senkst du durch weniger Fläche die Energiekosten um bis zu 30 %.

Statt für leeren Raum zu zahlen, investierst du in moderne Arbeitsbereiche und schaffst eine flexible, nachhaltige und kosteneffiziente Büroumgebung.
Kosteneinsparung

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