Mobiles Arbeiten/Mobile Work

Arbeiten, wann und wo du willst – klingt perfekt, oder? Kein Pendeln, der Lieblingskaffee immer griffbereit und vielleicht sogar ein bisschen Meeresrauschen im Hintergrund. Doch wie schafft man es, produktiv zu bleiben, wenn Ablenkung winkt? Und was gilt es eigentlich rechtlich zu beachten?

In diesem Beitrag erfährst du, was mobiles Arbeiten wirklich bedeutet, welche Chancen und Herausforderungen es bietet und wie du es am besten für dich gestalten kannst – egal, ob im heimischen Wohnzimmer, im Coworking-Space oder irgendwo in der Ferne.

Was bedeutet mobiles Arbeiten? Was versteht man unter Mobile Work?

Hast du einen Anspruch auf mobiles Arbeiten?

Rechtliche Grundlagen für mobiles Arbeiten: Das solltest du wissen

Für mobiles Arbeiten gelten sowohl das Arbeitsschutzgesetz als auch das Arbeitszeitgesetz. Obwohl es kein spezifisches Gesetz zur Regulierung von mobilem Arbeiten gibt, müssen Unternehmen dennoch Pausenregelungen und Höchstarbeitszeiten beachten. Dies stellt sicher, dass die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden gewahrt bleiben.

Das Arbeitsschutzgesetz verlangt von Arbeitgeber:innen, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen, um potenzielle Risiken zu identifizieren und zu minimieren. Darüber hinaus müssen die Datenschutzregeln eingehalten werden, da der Schutz sensibler Daten im Kontext von mobilem Arbeiten von großer Bedeutung ist.

Wie du siehst, unterliegt also auch mobiles Arbeiten rechtlichen Vorgaben, was sicherstellt, dass die Rechte und Pflichten sowohl für die Arbeitgeber:innen als auch für die Arbeitnehmer:innen im Interesse beider Seiten klar geregelt sind.

Betriebsvereinbarungen und Zusatzvereinbarungen

Die Regelung für mobiles Arbeiten erfolgt in der Regel über Betriebsvereinbarungen oder Zusatzvereinbarungen. Diese Vereinbarungen sind separate Dokumente vom Arbeitsvertrag, welche die Bedingungen und Verantwortlichkeiten für Remote-Mitarbeitende klar festlegen.

Zusatzvereinbarungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden, indem sie Aspekte wie Kommunikationsmethoden und die Bereitstellung von Arbeitsmitteln spezifizieren. Somit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die gleichen Erwartungen und Verpflichtungen haben, was zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit führt.

Inhalte einer Zusatzvereinbarung

Eine gut ausgearbeitete Zusatzvereinbarung sollte die Art der mobilen Arbeit definieren, einschließlich des Arbeitsortes und der Kommunikationsanforderungen. Es ist auch wichtig, Bedingungen für die Beendigung der mobilen Arbeit in der Zusatzvereinbarung zu verankern. So sind alle Beteiligten auf unerwartete Änderungen vorbereitet und wissen, welche Schritte unternommen werden müssen, um die mobile Arbeit zu beenden.

Mobil Arbeiten im Ausland?

Gut für dich zu wissen: Mobiles Arbeiten im Ausland ist prinzipiell erlaubt. Allerdings ist hierzu explizit die Zustimmung deines Arbeitgebers erforderlich. Deshalb ist es empfehlenswert, das persönliche Gespräch mit dem Gegenüber zu suchen, um wichtige Eckdaten wie das Aufenthaltsland und die gewünschte Dauer des Aufenthaltes zu besprechen.

Zu beachten ist hierbei auch, dass unter Umständen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge im gewählten Zielland anfallen können. Bei einer guten Planung sowie dokumentierten Absprachen und Vereinbarungen kann der Auslandsaufenthalt für alle Beteiligten zu einem echten Mehrwert werden, der deine Motivation deutlich steigert und das Image des Arbeitgebers stärkt.

Alles besser? Oder was? Vor- und Nachteile des mobilen Arbeitens

Mobiles Arbeiten bietet eine Vielzahl von Vorteilen, aber es gibt auch einige Herausforderungen, die es zu beachten gilt. Im Folgenden nehmen  wir für dich die Vorteile sowie die potenziellen Nachteile und Herausforderungen des mobilen Arbeitens genauer unter die Lupe.

Work-Life-Balance & Co: Vorteile für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen

Für Arbeitnehmer:innen bietet mobiles Arbeiten zahlreiche Vorteile. Die Möglichkeit, Arzttermine oder andere private Verpflichtungen leichter wahrnehmen zu können, ist mit Sicherheit ein großer Pluspunkt. Darüber hinaus können Mitarbeitende ihren Arbeitsalltag flexibler gestalten, was in der Regel zu einer höheren Zufriedenheit und Produktivität führt.

Studien zeigen, dass berufstätige Menschen von mehr Produktivität und Zufriedenheit berichten, wenn sie im Homeoffice arbeiten. Die flexible Gestaltung der Arbeitszeit im Büro durch mobiles Arbeiten trägt erheblich zur Verbesserung der Work-Life-Balance bei, was sich positiv auf deine Motivation und dein Wohlbefinden auswirken kann.

Auch für Arbeitgeber:innen bietet mobiles Arbeiten zahlreiche Vorteile. Durch die Einsparungen bei Büroarbeitsplätzen und die Reduzierung von Weg- und Wartezeiten können Unternehmen ihre Kosten senken. Die Flexibilität und Selbstbestimmung, die mobiles Arbeiten bietet, führt außerdem zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und steigert die Attraktivität als Arbeitgeber:in.

Stress und Isolation: Herausforderungen von Mobile Work

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige Nachteile und Herausforderungen beim mobilen Arbeiten. Eine der größten Herausforderungen ist der Unterschied in der Vermischung von Berufs- und Privatleben, die zu Stress und einer Überlastung führen kann. Isolation wird oft als Nachteil empfunden, da der persönliche Austausch mit Kolleg:innen fehlt.

Schwierigkeiten in der internen Kommunikation können ebenfalls auftreten, insbesondere wenn der regelmäßige Austausch fehlt. Das Gefühl, immer erreichbar sein zu müssen, kann für dich zur Belastung werden und zu zusätzlichem Stress führen. Die Dokumentation deiner Arbeitszeiten bietet dabei eine große Entlastung, um die Einhaltung deiner wohlverdienten Ruhezeiten zu gewährleisten.

Mobiles Arbeiten effektiv umsetzen: Tipps und Tools

Um mobiles Arbeiten erfolgreich umzusetzen, ist eine strukturierte Strategie entscheidend. Unternehmen sollten eine detaillierte Checkliste zur Implementierung des mobilen Arbeitens erstellen, um die Effizienz zu steigern und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.

Flexibles Arbeiten ist in fast allen Branchen üblich, was neue Herausforderungen bei der Organisation und Planung mit sich bringt. Um hier für strukturierte Abläufe zu sorgen, macht es Sinn, mobile Arbeit über zentrale HR-Prozesse zu organisieren. 

Technische (Grund-)Ausstattung

Für effizientes mobiles Arbeiten sind ein Laptop oder PC, ein Headset, eine Webcam und eine stabile Internetverbindung unerlässlich. 

Der Zugriff auf die interne IT-Infrastruktur des Arbeitgebers mit mobilen Geräten ist ebenfalls wichtig, damit du alle notwendigen Ressourcen nutzen kannst.

Wenn Mitarbeitende ihre beruflichen Aufgaben an unterschiedlichen Orten erledigen, können sich zudem Herausforderungen beim Datenschutz verschärfen. Unternehmen müssen daher geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit und den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.

Kommunikations- und Kollaborationstools

Für die ortsübergreifende Zusammenarbeit sind spezielle Tools unerlässlich. Diese ermöglichen es, den Informationsfluss aufrechtzuerhalten und eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.

Gespräche mit Kund:innen und Kolleg:innen können zudem außerhalb der normalen Büroarbeitszeiten, im Homeoffice oder unterwegs organisiert werden. Interne Wikis, Betriebs-Newsletter und Unternehmens-Chats tragen ebenfalls dazu bei, den Informationsaustausch zu fördern und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Arbeitszeiterfassung

Ein empfehlenswertes Hilfsmittel zum Tracking der Arbeitszeiten ist ein Tool zur digitalen Zeiterfassung. Dies hilft Arbeitgeber:innen, die Produktivität mobiler Mitarbeitenden nachzuvollziehen und sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten eingehalten - und nicht überschritten werden.

Eine Zusatzvereinbarung sollte den Zeitrahmen für die mobile Arbeit festlegen, falls nur ein Teil der Arbeit mobil verrichtet wird. Auch Mobile Work sollte klare Grenzen zwischen der Arbeit und dem Privatleben ziehen, um eine gesunde Work-Life-Balance für dich zu gewährleisten.

Steuerliche Aspekte des mobilen Arbeitens

Die Homeoffice-Pauschale wurde 2020 eingeführt, um steuerliche Erleichterungen für Arbeitnehmer:innen im Homeoffice zu schaffen. Die zunächst befristet eingeführte Homeoffice-Pauschale wurde 2023 als „Tagespauschale“ dauerhaft gesetzlich festgelegt. Nun ist es möglich, pro Jahr bis zu 1.260 Euro geltend zu machen. Das entspricht 210 mobilen Arbeitstagen.

Die Homeoffice-Pauschale kann übrigens auch beantragt werden, wenn kein häusliches Arbeitszimmer vorliegt oder du an deinem Erstwohnsitz arbeitest. Bei der Homeoffice-Pauschale gibt es keine Nachweispflicht, allerdings sollte eine Bescheinigung des Arbeitgebers vorliegen, wenn du an einigen Tagen zusätzlich deine erste Tätigkeitsstätte aufsuchst. 

Fazit

Mobiles Arbeiten bietet sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgeber:innen zahlreiche Vorteile: von höherer Flexibilität und Zufriedenheit bis hin zu Kosteneinsparungen und verbesserter Produktivität. Es gibt jedoch auch Herausforderungen, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Dazu gehören zum Beispiel die Vermischung von Berufs- und Privatleben oder Datenschutzprobleme.

Um mobiles Arbeiten erfolgreich umzusetzen, sind klare rechtliche Rahmenbedingungen, eine geeignete technische Ausstattung sowie effektive Kommunikations- und Kollaborationstools unerlässlich. Mit den richtigen Strategien und Vereinbarungen können Unternehmen und Mitarbeitende die Vorteile des mobilen Arbeitens gemeinsam optimal nutzen und gleichzeitig die Herausforderungen meistern. So wird mobiles Arbeiten zu einem Win-Win für alle Beteiligten.