Mobiles Arbeiten von der Steuer absetzen

Immer mehr Unternehmen ermöglichen mobiles Arbeiten im Homeoffice oder an wechselnden Arbeitsplätzen. Die Kosten für die Einrichtung und Nutzung eines Arbeitsplatzes oder Arbeitszimmers in den eigenen vier Wänden können Arbeitnehmer steuerlich geltend machen. Seit 2023 gibt es zwei Möglichkeiten, mit denen Arbeitnehmer ihre Kosten für mobiles Arbeiten von der Steuer absetzen können.

Hier erfährst du, unter welchen Voraussetzungen du durch mobiles Arbeiten Steuern sparen kannst und worauf du dabei achten musst. 

Hinweis: Dieser Blogbeitrag dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Für individuelle Fragen wende dich bitte an Steuerberater:in oder Rechtsanwält:in.

Was versteht man unter mobilem Arbeiten?

Mobiles Arbeiten – was beachten?

Einen gesetzlichen Anspruch auf Telearbeit oder mobile Arbeit hast du nicht. Allerdings erkennen immer mehr Arbeitgeber die Vorteile und bieten flexible Arbeitsmodelle an, mit denen du etwa Familie und Beruf leichter vereinbaren kannst, weil du nicht mehr jeden Tag für viele Stunden ins Büro musst. 

Dafür müssen jedoch einige rechtliche und technische Voraussetzungen geschaffen werden: 

Bei Telearbeit ist der Arbeitgeber durch die Arbeitsstättenverordnung gesetzlich dazu verpflichtet, dir einen geeigneten Arbeitsplatz einzurichten und  z. B. geeignete IT-Hard- und Software zur Verfügung zu stellen. Beim mobilen Arbeiten gibt es eine solche gesetzliche Verpflichtung (noch) nicht. Das bedeutet, dass du Kosten für die Einrichtung deines mobilen Arbeitsplatzes, die dein Arbeitgeber nicht übernimmt, steuerlich als Werbungskosten geltend machen kannst. 

Die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und -zeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit gelten natürlich auch beim mobilen Arbeiten. Dennoch kannst du deine Arbeitszeiten beim mobilen Arbeiten freier gestalten. Dabei musst du natürlich auf deine arbeitsvertraglich vereinbarten Stunden kommen. Viele Arbeitgeber definieren aus diesem Grund für die Arbeit im Homeoffice Kernarbeitszeiten, in denen die Mitarbeiter auch mobil erreichbar sein müssen. 

Passwörter, firmeninterne Dokumente und andere sensible Daten müssen beim mobilen Arbeiten besonders geschützt werden, sowohl technisch (z. B. durch die Einrichtung und Nutzung eines VPN-Zugangs in das firmeninterne Netzwerk) als auch organisatorisch. Das bedeutet, dass du z. B. betriebliche Daten nicht auf einem eigenen USB-Stick speichern oder Ausdrucke einfach im Haus- bzw. Papiermüll entsorgen solltest. 

Zur rechtlichen Absicherung und zur Orientierung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen klare Regeln für das mobile Arbeiten definiert werden. Etwa in Form einer schriftlichen Betriebsvereinbarung, die ergänzend zu deinem Arbeitsvertrag gilt und in der z. B. Kernarbeitszeiten, der Umgang mit Arbeitsmaterialien und Datenschutzrichtlinien festgelegt und dokumentiert sind. 

Arbeiten im Ausland für deutschen Arbeitgeber

Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit sind grundsätzlich in dem Land einkommensteuerpflichtig, in dem die Tätigkeit erbracht wurde (unbeschränkte Steuerpflicht). Das ist in den geltenden Doppelbesteuerungsabkommen geregelt, die Deutschland mit anderen EU- und Nicht-EU-Staaten bilateral vereinbart. 

Wenn du also deinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt ins Ausland verlegst, musst du in diesem Land Einkommensteuer, Sozialabgaben etc. entrichten und nicht mehr in Deutschland. Das kann finanziell durchaus günstiger sein, denn in vielen Ländern gelten niedrigere Steuersätze und/oder höhere Freibeträge. Wenn du dabei allerdings von einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber ein Gehalt beziehst, bleibst du für diese Einkünfte in Deutschland beschränkt steuerpflichtig.

Arbeitnehmer, die nur zeitweise und nicht dauerhaft für einen deutschen Arbeitgeber im Ausland arbeiten oder regelmäßig als Grenzgänger z. B. zwischen Deutschland und der Schweiz oder Frankreich pendeln, bleiben unter bestimmten Voraussetzungen in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig. Wenn du also etwa im Rahmen eines Projektes zeitlich befristet für deinen Arbeitgeber mobil im Ausland arbeitest, ändert sich für dich nichts, sofern

• du dich nicht länger als 183 Tage in dem Tätigkeitsstaat aufhältst,
• dein Arbeitgeber seinen Sitz in Deutschland hat und 
• deine nichtselbstständigen Einkünfte wirtschaftlich nicht von einer Betriebsstätte deines Arbeitgebers im Tätigkeitsstaat getragen werden. 

Die 183-Tage-Regelung gilt nicht nur für ein Kalenderjahr (Januar – Dezember), sondern ebenso für einen rollierenden Zeitraum von 12 Monaten (z. B. März – Februar). 

Bei Staaten, mit denen die Bundesrepublik kein Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen hat, kannst du im Ausland gezahlte Steuer ggf. auf deine deutsche Einkommensteuerlast anrechnen lassen (§ 34c EStG).

Unbeschränkt steuerpflichtig in Deutschland: Vor- und Nachteile

Die unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland bedeutet, dass du im Ausland erzielte Einkünfte in Deutschland nach deutschem Steuerrecht versteuern musst (oder darfst). Zwar gilt das deutsche Steuerrecht als besonders komplex und kompliziert, und sicher gibt es Länder, in denen deutlich geringere Steuersätze gelten, doch eine unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland bietet auch viele Vorteile: 

• Dir steht ein steuerfreier Grundfreibetrag zu, bis zu dem deine Einkünfte nicht versteuert werden. Das sind für das Fiskaljahr 2023 bis zu 10.908 Euro, für 2024 sogar 11.604 Euro. 
• Ehepaare profitieren vom Ehegattensplitting. 
• Für jedes Kind gilt ein Kinderfreibetrag.
• Du kannst außergewöhnliche Belastungen, Sonderausgaben und Werbungskosten steuermindernd geltend machen, sofern sie in Zusammenhang mit deinen Einkünften in Deutschland stehen. So sind etwa zusätzliche Kosten für mobiles Arbeiten steuerlich absetzbar.

Dagegen stehen die Nachteile: 

• Komplexes und kompliziertes deutsches Steuerrecht (eine Steuersoftware oder ein Steuerberater sind daher dringend zu empfehlen).
• Die Steuersätze in Deutschland sind – abhängig vom zu versteuernden Einkommen – höher als in sogenannten Niedrigsteuerstaaten.
• Die kalte Progression erhöht deine Steuerlast beim Überschreiten von bestimmten Einkommensgrenzen überproportional.

Homeoffice-Pauschale von der Steuer absetzen

Seit 2020 kann man mobiles Arbeiten einfacher von der Steuer absetzen, denn mit Wirkung zum 1. Januar 2020 wurde die sogenannte „Homeoffice-Pauschale“ eingeführt. Damit konnten pro mobilem Arbeitstag 5 Euro (maximal 600 Euro pro Kalenderjahr) steuermindernd abgesetzt werden, ohne dass Arbeitnehmer Nachweise über ihre Kosten erbringen mussten. 

Die zunächst befristet eingeführte Homeoffice-Pauschale wurde 2023 als „Tagespauschale“ dauerhaft gesetzlich definiert und in Umfang und Höhe erheblich ausgeweitet. Seitdem kannst du pro Arbeitstag im Homeoffice 6 Euro als pauschale Kosten geltend machen, und zwar für maximal 210 Tage im Jahr (das entspricht einem Höchstbetrag von 1.260 Euro pro Kalenderjahr). 

Zusätzlich kannst du seit 2023 zur Tagespauschale zusätzlich auch Kosten für berufliche Auswärtstätigkeiten absetzen, etwa Fahrtkosten (z. B. für Fahrten zum Kunden). Damit du sowohl die 6 Euro Tagespauschale als auch deine tatsächlichen Kosten steuerlich geltend machen kannst, musst du nachweisen können, dass du die Tätigkeit zeitlich „überwiegend“ im Homeoffice ausgeübt hast (steuerrechtlich ist hier die Arbeit außerhalb deines regulären Arbeitsplatzes gemeint, also mobiles Arbeiten). 

Die Tagespauschale wird auf deine Werbungskostenpauschale angerechnet (2023: 1.230 Euro, davor 1.200 Euro). Das bedeutet, dass du nur dann mit der neuen Tagespauschale deine Steuerlast senkst, wenn deine Werbungskosten über der Werbungskostenpauschale liegen.

Arbeitszimmer statt Tagespauschale

Die Tagespauschale wird ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten gewährt, auch als Maßnahme zur Förderung moderner Arbeitsmodelle wie mobiles Arbeiten oder Remote Work (Fernarbeit). Steuern sparen kannst du damit jedoch nur bis zum gedeckelten Höchstsatz – selbst dann, wenn dir tatsächlich höhere Kosten entstanden sind, weil du z.B. deinen mobilen Arbeitsplatz auf eigene Kosten eingerichtet hast. 

Wenn du ein häusliches Arbeitszimmer einrichtest, kannst du alternativ zur Tagespauschale die dafür entstehenden höheren Kosten nachweisen und steuermindernd geltend machen. Voraussetzung dafür ist, dass es sich bei deinem Arbeitszimmer um einen abgetrennten Raum handelt, der ausschließlich für die berufliche Nutzung eingerichtet ist und deinen Tätigkeitsmittelpunkt im Homeoffice darstellt. 

In diesem Fall kannst du anteilige Kosten für Miete, Mietnebenkosten, Strom, Telefon, Internet etc. ansetzen und musst bei deiner Steuererklärung entsprechende Nachweise erbringen. Zusätzlich zu den Raumkosten kannst du Aufwendungen für Arbeitsmittel (z. B. höhenverstellbarer Arbeitstisch, Bürostuhl, Aktenvernichter, Schreibtischlampe, IT), die für die Nutzung des Arbeitszimmers erforderlich sind, steuerlich geltend machen. Kosten für Gegenstände, deren Anschaffungskosten maximal 800 Euro netto (952 Euro inkl. 19 % Mehrwertsteuer) betragen, kannst du in voller Höhe im Anschaffungsjahr geltend machen, ebenso die Kosten für digitale Wirtschaftsgüter (IT Hard- und Software). 

Höhere Anschaffungskosten für Arbeitsmittel werden über einen längeren Zeitraum (bei Büromöbeln z. B. über 13 Jahre) anteilig auf deine Steuerschuld angerechnet (Abschreibung für Abnutzung, AfA). 

Mobiles Arbeiten in der Steuererklärung angeben

Die Tagespauschale machst du im Formular N geltend, indem du die Anzahl der Tage im Homeoffice einträgst. Die laufenden Kosten für ein Arbeitszimmer sowie Investitionen in Arbeitsmittel erfasst du als Werbungskosten in deiner Steuererklärung. 

Fazit – Vorteile kennen und nutzen

Wenn dein Arbeitgeber dir mobiles Arbeiten ermöglicht, kannst du dafür ohne großen Aufwand bis zu 1.260 Euro Kosten pauschal steuermindernd ansetzen. Das gilt auch, wenn du in deiner Wohnung kein separates Arbeitszimmer einrichten kannst und deine Zeit im Homeoffice beispielsweise auf dem Sofa oder der Küchenbank verbringst. 

Richtest du dir allerdings ein abgetrenntes Arbeitszimmer ein, das du überwiegend für die Erbringung von Arbeitsleistung (und nicht privat) nutzt, kannst du die tatsächlichen Kosten dafür als Werbungskosten ansetzen und so die Höhe deiner Einkommensteuer senken. Das setzt jedoch voraus, dass du eine Einkommensteuererklärung beim Finanzamt einreichst. Dafür kannst du dir Unterstützung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerverein suchen oder eine Steuersoftware nutzen. Die dafür anfallenden Kosten kannst du natürlich ebenfalls als Werbungskosten geltend machen. 

Mobiles Arbeiten von der Steuer absetzen – Häufige Fragen & Antworten