Hot Desking vs. Desk Sharing

Hot Desking vs. Desk Sharing – ist das nicht das Gleiche? Oft wird angenommen, dass sich die beiden Konzepte kaum unterscheiden – doch genau hier liegt ein Missverständnis vor. Denn was bedeutet es wirklich, jeden Tag einen neuen Schreibtisch zu wählen, oder feste Plätze nach einem Plan zu teilen?

In diesem Beitrag beleuchten wir die Definition der beiden Konzepte, die Unterschiede sowie die Vor- und Nachteile von Hot Desking und Desk Sharing. Außerdem klären wir, was diese Ansätze für deinen Büroalltag wirklich bedeuten. So kannst du herausfinden, welches Modell besser zu deinem Team passt.

Hot Desking vs. Desk Sharing: Die Zukunft des Arbeitens

Hot Desking erklärt: Flexibel aber stressig?

Hot Desking ist ein Konzept, das ursprünglich aus den 1990er Jahren stammt und in großen Unternehmen eingeführt wurde, um teure Büroflächen effizienter zu nutzen.

Der Begriff selbst leitet sich vom militärischen Ausdruck „Hot Racking“ ab, bei dem Matrosen sich während unterschiedlicher Schichten Betten teilen. 

Bei Hot Desking gibt es keine festen Arbeitsplätze – stattdessen wählen Mitarbeitende täglich einen freien Hot Desk, je nach Bedarf und Verfügbarkeit. Die Funktionsweise ist dabei denkbar einfach: Morgens kommst du ins Büro, suchst dir einen Platz, der zu deinen aktuellen Aufgaben passt – vielleicht lieber in der ruhigen Ecke für konzentrierte Arbeit oder in der Nähe des Teams für spontane Abstimmungen. Mitarbeitende buchen die verfügbaren Plätze häufig über eine Desk Booking Software, die in Echtzeit anzeigt, welche Schreibtische aktuell frei sind. Die Arbeitsmaterialien werden in persönlichen Spinden oder Schließfächern aufbewahrt, damit du alles griffbereit hast, egal wo du dich gerade hinsetzt.

Die Idee dahinter: Weniger ungenutzte Schreibtische, gerade in Unternehmen mit vielen Außendienstlern oder Mitarbeitenden, die häufig im Homeoffice arbeiten. Besonders in Zeiten von hybrider Arbeit und der wachsenden Bedeutung von flexiblen Arbeitsumgebungen hat Hot Desking ein Revival erlebt. Unternehmen nutzen es, um ihre Büroflächen an die neuen Anforderungen anzupassen und gleichzeitig die Zusammenarbeit zu fördern.

Allerdings: Hot Desking bietet zwar Flexibilität, kann aber auch stressig sein – vor allem, wenn du morgens erstmal einen freien Platz suchen musst oder dein Lieblingsplatz bereits besetzt ist. Der ständige Wechsel sorgt bei einigen für Unruhe, da es an persönlicher Struktur und einem festen, vertrauten Arbeitsplatz fehlt. Besonders in gut gefüllten Büros kann der tägliche Konkurrenzkampf um die besten Hot Desks zur Belastung werden. Insofern können Hot Desking Erfahrungen sehr unterschiedlich und stark von der jeweiligen Persönlichkeitsstruktur der Nutzer abhängig sein. 

Das Konzept Desk Sharing im Fokus: Organisiert, aber eingeschränkt?

Beim Desk Sharing, oder auch Shared Desk, teilen sich Mitarbeitende abwechselnd denselben Schreibtisch, jedoch nach einem festgelegten Plan. Anders als beim Hot Desking hast du hier feste Tage, an denen du deinen Platz nutzt – zum Beispiel Montag bis Mittwoch, während eine Kollegin den gleichen Tisch donnerstags und freitags belegt.

Um Shared Desks reibungslos zu organisieren, setzen viele Unternehmen auf eine Desk Sharing Software. Diese Tools erleichtern die Verwaltung der Arbeitsplätze und helfen dabei, den Überblick zu behalten, wer wann welchen Schreibtisch nutzt. Mitarbeitende können ihre Desk Sharing-Tage im Voraus buchen, was nicht nur Doppelbuchungen verhindert, sondern auch eine gezielte Nutzung der verfügbaren Arbeitsflächen ermöglicht. Die Software unterstützt dabei, Arbeitsplätze optimal auf die Bedürfnisse der Teams abzustimmen.

Die Vorteile von Desk Sharing sind dabei besonders für Remote Teams geeignet. Shared Desks sorgen dafür, dass Arbeitsplätze besser ausgelastet sind, wodurch unnötig leere Schreibtische vermieden werden. Anstatt ungenutzte Flächen zu haben, schaffen Unternehmen Raum für mehr Kollaboration und Flexibilität im Büroalltag.

Beachte: Desk Sharing schafft zwar Struktur und Ordnung, kann aber auch einschränkend wirken, wenn spontane Änderungen im Büroalltag nötig werden.

Hot Desking vs. Desk Sharing: Der Vergleich

Bevor wir uns die Vor- und Nachteile von Hot Desking und Desk Sharing genauer ansehen, schauen wir uns erst einmal an, wie sich die beiden Konzepte grundsätzlich unterscheiden. Beide Ansätze sollen dabei helfen, moderne Arbeitsumgebungen flexibler zu gestalten und besser auf hybride Arbeitsmodelle einzugehen. Doch was bedeuten sie genau, und wie funktionieren sie in der Praxis? Die folgende Übersicht zeigt die Unterschiede in ihrer Organisation, Planung und Nutzung:

Die Vor- und Nachteile im Check

Beide Konzepte, Hot Desking und Desk Sharing, haben ihre Stärken, aber auch ihre Herausforderungen. Während das eine Modell maximale Flexibilität verspricht, setzt das andere auf eine bessere Planbarkeit.

Vor- und Nachteile von Hot Desking

Vorteile

Maximale Flexibilität: Mitarbeitende können sich jeden Tag neu entscheiden, wo sie arbeiten möchten, was spontanen Austausch und Teamarbeit fördert.

Platzsparend: Besonders bei hybriden Arbeitsmodellen wird der verfügbare Raum besser genutzt, da keine festen Schreibtische für jeden reserviert sind.

Kostensenkung: Unternehmen können ihre Büroflächen optimieren und dadurch Mietkosten reduzieren.

Nachteile

Stresspotenzial: Die tägliche Suche nach einem freien Platz kann für einige Mitarbeitende frustrierend sein und zu Unruhe führen.

Fehlendes Zugehörigkeitsgefühl: Ohne festen Schreibtisch fehlt der persönliche Touch, was sich auf das Wohlbefinden und die Bindung zum Arbeitsplatz auswirken kann.

Unstrukturierter Alltag: Mitarbeitende müssen sich jeden Tag neu organisieren, was die Produktivität beeinträchtigen kann, wenn keine klaren Routinen etabliert sind.

Vor- und Nachteile Desk Sharing 

Vorteile

Strukturierte Nutzung: Durch feste Tage und Pläne behalten Mitarbeitende eine gewisse Routine, ohne dass jeder einen eigenen Schreibtisch braucht.

Besseres Teamgefühl: Gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen stärkt die Kollaboration und den Austausch im Team.

Effektive Flächennutzung: Besonders für hybride Teams eignet sich Desk Sharing, um Büroräume sinnvoll zu belegen, ohne dass Schreibtische dauerhaft leer bleiben.

Nachteile

Weniger Flexibilität: Feste Pläne bedeuten, dass Mitarbeitende sich an bestimmte Tage halten müssen, was spontane Bürobesuche einschränkt.

Planungsaufwand: Die Verwaltung von Desk Sharing-Plänen kann zeitintensiv sein und erfordert oftmals Unterstützung durch Software.

Eingeschränkt bei kurzfristigen Änderungen: Wenn sich die Pläne der Mitarbeitenden kurzfristig ändern, können Schreibtische ungenutzt bleiben oder überbucht sein.

Welches Modell passt zu deinem Unternehmen?

Bevor du dich für Hot Desking oder Desk Sharing entscheidest, solltest du die spezifischen Anforderungen und Arbeitsweisen deines Unternehmens genau unter die Lupe nehmen. Hier sind einige Schlüsselfragen, die dir dabei helfen können:

Wie flexibel muss dein Team wirklich sein?

Wenn deine Mitarbeitenden häufig zwischen Homeoffice, Kundenterminen und Büro wechseln, passt Hot Desking ideal. Dieses Modell ermöglicht es ihnen, sich täglich spontan für einen Platz zu entscheiden, ohne an feste Zeiten gebunden zu sein. So können sie je nach Tagesform und Aufgabenart ihren Arbeitsplatz auswählen – ideal für dynamische Teams, die viel Bewegungsfreiheit brauchen.

Wie wichtig sind feste Strukturen und Routinen für dein Team?

Einige Mitarbeitende schätzen feste Arbeitsplätze und Routinen, um sich besser zu konzentrieren und produktiv zu arbeiten. In diesem Fall bietet Desk Sharing mehr Stabilität. Dein Team weiß genau, an welchen Tagen und an welchem Schreibtisch es arbeiten kann, was besonders für Mitarbeitende wichtig ist, die klare Strukturen bevorzugen, um ihren Arbeitsalltag zu planen.

Wie sieht die typische Anwesenheit in deinem Büro aus?

Wenn dein Büro nur an bestimmten Tagen gut gefüllt ist, weil viele Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, kann Desk Sharing eine sinnvolle Lösung sein. Durch die planbare Nutzung bestimmter Schreibtische an festgelegten Tagen lassen sich Büroflächen besser nutzen, ohne dass Plätze ungenutzt bleiben. Bei einer hohen Fluktuation der Anwesenheit sorgt Desk Sharing für eine geregelte Auslastung.

Wie stark legst du Wert auf Teamkollaboration und spontanen Austausch?

Wenn dein Ziel darin besteht, spontane Begegnungen und den Austausch zwischen Abteilungen zu fördern, dann passt Hot Desking besser zu deiner Unternehmenskultur. Mitarbeitende setzen sich täglich an verschiedene Plätze und haben die Möglichkeit, mit Kolleg
aus unterschiedlichen Teams in Kontakt zu kommen. Diese Art der Platzwahl fördert eine offene Kommunikationskultur und neue Ideen.

Wie sieht deine Infrastruktur und technologische Ausstattung aus?

Beide Modelle profitieren von einer durchdachten Software-Unterstützung, um Buchungen zu verwalten und Konflikte zu vermeiden. Hier kommt eine Software wie desk.ly ins Spiel: Sie ermöglicht es, sowohl Hot Desking als auch Desk Sharing effizient zu organisieren. Wenn dein Unternehmen eine flexible Lösung benötigt, lassen sich über desk.ly Arbeitsplätze einfach in Echtzeit buchen und verwalten. Für Desk Sharing bietet die Software zudem die Möglichkeit, feste Buchungen und Platzbelegungen präzise zu planen und zu koordinieren – ideal, um eine geregelte Nutzung der Büroflächen sicherzustellen und Mitarbeitenden mehr Transparenz zu bieten.

Fazit: Hot Desking oder Desk Sharing – Was ist dein Favorit?

Am Ende hängt die Entscheidung zwischen Hot Desking und Desk Sharing davon ab, wie dein Unternehmen arbeitet und was dein Team benötigt. Hot Desking bietet maximale Flexibilität und fördert spontanen Austausch, eignet sich aber vor allem für dynamische, projektbasierte Teams, die täglich neu entscheiden wollen, wo sie arbeiten.

Desk Sharing hingegen schafft mehr Struktur und klare Routinen, was vor allem für hybride Teams sinnvoll ist, die feste Präsenztage haben. Wenn du deinem Team Stabilität bieten möchtest, ohne auf moderne Arbeitskonzepte zu verzichten, ist Desk Sharing die bessere Wahl.

Ganz gleich, wofür du dich entscheidest: desk.ly unterstützt dich dabei, beide Modelle reibungslos zu implementieren und die Auslastung deiner Büroflächen optimal zu steuern. Was passt besser zu deinem Unternehmen? Vielleicht lohnt sich auch ein Mix aus beiden Konzepten, um die Vorteile zu kombinieren und auf die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden flexibel einzugehen.

Hot Desking vs. Desk Sharing – Häufige Fragen und Antworten